Se você deseja manter todas as suas mensagens de e-mail recebidas e enviadas por motivos puramente comerciais ou por nostalgia, deixá-las todas em suas caixas de correio ativas não é muito prático. Felizmente, existem soluções para fazer backup ou arquivar suas mensagens, sendo o MailStore Home uma das mais flexíveis.
Algumas centenas de mensagens em sua Caixa de entrada ou Caixa de saída ainda são gerenciáveis, mas quando o número de mensagens chega aos milhares, rapidamente se torna desordenado. É melhor você esperar um backup tranquilo ou uma estratégia de arquivamento.
Claro que não podemos cobrir todos os clientes e serviços de e-mail conhecidos, então fizemos uma seleção equilibrada: MS Outlook e Gmail. Vejamos primeiro algumas ferramentas básicas de backup e recursos de arquivamento integrados. Então é a vez da poderosa ferramenta de backup e arquivamento MailStore Home, que pode lidar com uma variedade de clientes e serviços de e-mail.
01 backups do Outlook
Embora você possa fazer backup manualmente das mensagens de e-mail do Outlook - você pode até fazer isso simplesmente arrastando uma seleção de e-mail para uma pasta do disco para que terminem em um arquivo .msg - mas isso é bastante trabalhoso. Felizmente, existe uma ferramenta que automatiza todo o processo de backup: Safe PST Backup. A versão paga custa 29,96 €, mas com a versão gratuita também percorreu um longo caminho. A principal limitação deste último é que você só pode fazer backup de um perfil do Outlook.
Baixe e instale a ferramenta. Na primeira inicialização, o programa pede para indicar uma pasta de backup, após o qual você clica no Iniciar backup pode pressionar. Os arquivos pst associados ao seu perfil do Outlook agora serão copiados. Além de e-mails, esse backup também contém contatos e calendários.
Por padrão, um backup é feito a cada hora. Pela Opções / Programação você pode ajustar esta frequência ou escolher Manualmente.
Se o seu arquivo pst original for corrompido, simplesmente substitua-o pela cópia de backup. Você pode encontrar o local correto no Outlook via Configurações de arquivo / conta (2x) / Arquivos de dados.
02 Backups do Gmail
Você pode proteger suas mensagens do Gmail de várias maneiras. Por exemplo, você pode definir o serviço para encaminhar imediatamente todas as mensagens recebidas para uma caixa de correio de outro serviço de e-mail. Ou você usa uma receita IFTTT para enviar mensagens ou anexos a um serviço de armazenamento em nuvem como Dropbox ou Google Drive (por exemplo, então). Com a versão gratuita do Spinbackup, você pode garantir um total de até 4 GB de mensagens de e-mail, com uma frequência de backup diária e com criptografia AES forte.
Uma alternativa útil é o UpSafe. Instale a ferramenta e execute-a. Clique em Faça login no Google, faça login com sua conta do Google e pressione permitir. Up para você Iniciar backup pressione, abra primeiro Opções de backup. Aqui você determina quais e-mails deseja incluir no backup. Você faz isso com base em critérios como Data de Envio, De contém e (por meio de uma seleção de) folhetos. Opções semelhantes estão disponíveis na guia Arquivo, mas, neste caso, as mensagens de backup serão excluídas da sua conta do Gmail. Na guia Armazenar escolha um local de armazenamento adequado em seu PC. Depois de um registro gratuito vem a opção Crie uma programação disponível: uma espécie de atalho para o Agendador de Tarefas do Windows que permite especificar exatamente quando e com que freqüência deseja esse backup.
A propósito, o UpSafe fornece uma ferramenta semelhante para o MS Outlook.
03 Arquivamento do Outlook
O próprio Outlook 365/2016 oferece uma função de arquivamento bastante rudimentar por meio da pasta de correio Arquivo. Basicamente, você não precisa fazer mais do que selecionar os e-mails relevantes (por exemplo) em seu Caixa de entrada, pressionando a tecla Backspace e a guia Começar o botão Arquivar pressionar. Ou você simplesmente arrasta sua seleção para a pasta de arquivo. Pela Arquivo / Utilitários / Definir pasta de arquivo você pode definir uma pasta diferente para isso.
Para automatizar um pouco o processo de arquivamento, vá para Arquivo / Opções / Avançado. Pressione o botão aqui Configurações de AutoArquivar e faça as configurações desejadas. É assim que você determina a frequência (padrão A cada 14 dias) e a localização da pasta de arquivo (um arquivo pst) em Mover itens antigos para. Pressione o botão Aplique essas configurações a todas as pastas e confirme com OK. Ou você pode ser mais seletivo: clique com o botão direito em um pasta de correio, escolher Características e abra a guia Arquivo automático. Selecione a opção Arquivar itens nesta pasta com as configurações padrão ou Arquive esta pasta com as seguintes configurações se você quiser desviar de suas regras padrão.
04 Arquivamento do Gmail
Quando você marca o Gmail ao lado de e-mails em sua caixa de entrada e clica no topo Arquivar clique, a seleção de correio desaparece da sua caixa de entrada. Você pode encontrá-lo na pasta Todos os e-mails (se necessário, clique aqui primeiro Mais) Se você deseja retornar as mensagens para sua caixa de entrada, selecione-as novamente e clique em no topo Mova para a caixa de entrada.
A propósito, você também pode automatizar esse arquivamento criando um filtro. Vamos para Instituições e escolher Filtros e endereços bloqueados / Criar novo filtro. Preencha os critérios desejados, clique em Criar filtro e marque Pular caixa de entrada (arquivo) no. Confirme com Criar filtro.
05 MailStore Home
Uma das soluções mais flexíveis para fins de backup e arquivamento para uma variedade de programas de e-mail é a MailStore Home gratuita. Execute o arquivo exe e instale a ferramenta (via Instalar no computador) ou escolha a versão portátil (via Instale a versão portátil na unidade X) O último pode ser útil, por exemplo, se você deseja compilar regularmente seu arquivo de e-mail de caixas de correio de diferentes PCs. Ou quando você deseja exportar (ler: migrar) uma caixa de correio importada para um cliente de e-mail em outro dispositivo.
Depois de um tempo, você pode começar. No painel esquerdo, clique em Arquivo pessoal, então ele estará vazio. Lógico, porque você tem que primeiro Arquivar e-mails e você faz isso com a opção do mesmo nome na mesma janela.
