Uma agenda do Google conjunta para toda a família

Compartilhar um calendário é muito útil para ficar sempre informado sobre os compromissos em sua casa. No entanto, muitos ainda não usam uma agenda conjunta, embora não seja tão difícil criá-la. Neste artigo, explicamos como funciona.

Ajudamos você a criar uma agenda digital para toda a família, tentando levar em conta todas as situações: desde famílias onde todos têm um smartphone, até famílias onde ninguém tem e tudo mais.

01 Escolha a plataforma

As pessoas são diferentes e cada um tem suas próprias preferências. Um deles é um grande fã dos serviços da Microsoft, enquanto outro jura pelos serviços da Apple. Quando você deseja compartilhar uma agenda com sua família, é importante que você escolha uma plataforma que se adapte à família da melhor forma possível. Como você lerá mais adiante neste artigo, diferentes plataformas podem se comunicar bem umas com as outras, mas secretamente é mais conveniente quando todos usam o mesmo serviço. Para ilustrar: quando todos na família têm um iPhone, faz mais sentido usar o calendário da Apple do que o do Google.

Neste artigo, escolhemos o Google porque ele tem a maior base de usuários, com mais de um bilhão de usuários ativos por mês. No entanto, a maioria das etapas que executamos também são possíveis com, por exemplo, a agenda da Apple, apenas algumas opções têm um nome diferente.

02 Criar calendário

Ao criar uma conta do Google (que também se aplica a um ID Apple), você recebe automaticamente um calendário / agenda. Esta é a sua agenda principal, que não é compartilhada com ninguém por padrão. Você pode adicionar compromissos diretamente ao navegar aqui. Quando você deseja compartilhar uma agenda com alguém, nem sempre é conveniente fazer isso com a sua agenda principal. Em uma família, você deseja, por exemplo, consultas odontológicas, sessões de treinamento de futebol e assim por diante na agenda compartilhada e pode não querer que eles estejam na mesma agenda que, por exemplo, suas consultas de trabalho.

Se você usa mais de uma agenda, pode filtrar facilmente, sobre as quais mais na etapa 5. Para criar uma agenda no Google Agenda, clique no sinal de mais no canto superior direito do título Meus calendários no painel esquerdo e escolha Novo calendário. Agora você tem que fazer a importante troca: você faz uma agenda para cada membro da família? Ou faça uma agenda para a família como um todo. A vantagem da primeira opção é que os membros da família não se confrontam com os acordos uns dos outros, enquanto os pais têm uma visão geral. A desvantagem é que você precisa ter certeza de colocá-lo na agenda certa para cada compromisso. Neste curso, vamos para a primeira opção. Dê um nome, uma descrição à agenda, escolha um fuso horário e clique em Criar calendário.

Aplicativos de tarefas

Neste artigo, discutimos principalmente aplicativos e plataformas de calendário reais, como Google Calendar e Apple Calendar. Todas essas são plataformas bastante extensas com muitas possibilidades. No entanto, nem todo mundo precisa de todas essas opções. Em alguns casos, também pode ser suficiente usar um aplicativo de tarefas. Nesse aplicativo, você adiciona uma tarefa com um prazo (que, em muitos casos, também pode ser atribuído a uma pessoa). Esse aplicativo pode ser extremamente útil se você estiver procurando uma combinação entre um calendário e uma maneira de programar tarefas domésticas para os residentes da casa. Aplicativos que gostamos de usar para isso são Wunderlist ou Todoist. Ambos os aplicativos podem ser encontrados na Chrome Web Store, na Google Play Store e na Apple App Store.

03 Compartilhar calendário

Depois de criar uma agenda, é claro que você desejará compartilhá-la com a (s) pessoa (s) envolvida (s). É aqui que a Etapa 1 é relevante porque é mais fácil compartilhar um Google Calendar com alguém que também usa os serviços do Google, um Apple Calendar com alguém que possui um ID Apple e assim por diante. Na próxima etapa, mostraremos como resolvê-lo se diferentes plataformas forem usadas em uma casa. Nesta etapa, presumimos que os outros membros da família, como você, usam o Google Agenda. Para dar a outras pessoas acesso à (s) agenda (s) que você acabou de criar, clique nos três pontos ao lado do nome da agenda que deseja compartilhar e clique em Configurações e compartilhamento. Agora você pode indicar se deseja tornar esta agenda pública (sob o título Direitos de acesso), mas isso nos parece uma péssima ideia para uma agenda familiar. É mais conveniente compartilhar a agenda apenas com as pessoas envolvidas. Você faz isso inserindo os endereços de e-mail das pessoas em questão sob o título Compartilhe com pessoas específicas e, em seguida, indique se essas pessoas também podem apenas visualizar ou fazer alterações. Observe que não faz sentido inserir um endereço de e-mail que não seja do Gmail aqui, endereços externos não funcionarão e não receberão um e-mail de convite. Os endereços do Gmail que você adicionou receberão isso e essas pessoas poderão ver a agenda imediatamente.

04 Aceitar / Excluir Calendário

Se você inseriu um endereço do Gmail ao compartilhar, a pessoa em questão receberá um e-mail com uma notificação de que você a convidou para uma agenda compartilhada. O que é útil e um pouco duvidoso é que você não tem a opção de recusar o calendário compartilhado ... ele é adicionado automaticamente sob o título Meus calendários. No caso improvável de alguém ter adicionado você a uma agenda da qual você não deseja fazer parte, você pode clicar na seta para baixo ao lado da agenda relevante e depois em Configurações e compartilhamento. Então você pode escolher na parte inferior para Sair (se você apenas deseja cancelar a assinatura) ou - se você tiver esses direitos - retirar se você não quiser que ele esteja mais disponível para ninguém. A agenda desaparecerá imediatamente da visão geral.

05 plataformas diferentes

Na etapa anterior, indicamos que você só pode fornecer um endereço do Gmail ao compartilhar sua agenda. Mas e se outra pessoa na casa (por exemplo, seu filho) usar o calendário da Apple no iPhone, não tiver sua própria conta do Google e também quiser sincronizar os compromissos. Isso agora parece muito complicado, mas felizmente é muito simples. Faça login no dispositivo iOS em que deseja visualizar a agenda e navegue até Configurações / Contas e senhas / Nova conta. Então escolha Google e faça login com seu próprio endereço de e-mail e senha da conta do Google. Nas opções que você pode ativar, neste caso, você apenas alterna Calendários no. Agora, ao abrir o aplicativo Calendário no dispositivo, você tem acesso direto ao calendário do Gmail e os compromissos (se colocados no calendário correto) são sincronizados.

Nota: uma vez que o e-mail e os contatos também podem ser sincronizados desta forma (por exemplo, no iPhone do seu filho), não é útil usar a sua conta principal para isso. Provavelmente, é mais sensato criar uma conta familiar no Google.

Alternativas

Embora a maioria das pessoas use o aplicativo de calendário do Google e da Apple, também existem muitos outros aplicativos de calendário, incluindo aplicativos que se concentram especificamente na criação de calendários colaborativos. Algumas boas dicas incluem Klenderen Fello, ambos de uso gratuito. Em nenhum momento você pode criar uma agenda compartilhada e também pode dividir as tarefas de cuidado conjunto ou ver quais colegas de casa fizeram quais tarefas na casa.

06 Agende uma reunião

Agora que você criou a agenda e a compartilhou com todos que deveriam ter acesso a ela, é hora de agendar um compromisso. Como você faz isso é muito importante, porque não é o caso de todos os compromissos agendados serem automaticamente compartilhados com todos os calendários. Abra o seu Google Agenda e clique no dia / hora em que deseja agendar um compromisso. Dê um nome ao compromisso e clique em Mais opções para adicionar ou editar mais dados. Por exemplo, você pode indicar que o compromisso dura o dia todo, onde ele ocorre, você pode adicionar um anexo e assim por diante. Mas o mais importante neste caso é que você atribua o compromisso à agenda correta. Em nosso exemplo, criamos um calendário para todos os membros da comunidade (chamados pai, mãe, filho 1 e filho 2 por conveniência). Se você compartilhou a agenda da criança 2 com a criança 2 e não a agenda da criança 1 (o que faz sentido, porque a criança 2 não tem muito a ver com o treinamento de futebol da criança 1), então a criança 2 verá apenas os compromissos que você atribui à agenda do filho 2.

Exportar

Quando falamos sobre o compartilhamento de um calendário neste artigo, fazemos isso de forma que os compromissos sejam sincronizados. Em outras palavras, onde quer que você adicione ou altere o compromisso, essas alterações são visíveis em todos os dispositivos e contas com os quais o calendário é compartilhado. Outra forma de compartilhar é exportar todos os compromissos. Isso não é muito interativo: você simplesmente exporta uma lista de compromissos que pode importar para outro programa. Isso pode ser especialmente útil quando, por exemplo, você está criando um roteiro para um evento de longo prazo ou um plano de viagem para suas férias. Esses tipos de acordos geralmente não precisam ser ajustados depois de feitos. Você pode exportar uma agenda no Google Agenda clicando na seta para baixo ao lado da agenda em questão e clicando em Configurações e compartilhamento. Escolha agora sob o título Configurações do calendário em frente Exportar calendário.

07 Definir calendário padrão

O que explicamos na etapa 6 é bastante lógico por si só: adicione o compromisso à agenda correta. Infelizmente, na prática, isso muitas vezes está errado. É importante fazer algo a respeito, porque se der errado três ou quatro vezes, os usuários rapidamente terão a sensação: 'isso não funciona para um medidor' e isso é uma pena. Porque um bom sistema de agenda funciona de maneira fantástica. Infelizmente, por alguma razão bizarra, o Google Agenda (em seu navegador) não permite que você defina uma agenda padrão.

Se você usa um dispositivo iOS, pode contornar isso facilmente usando o truque da etapa 5. Basta vincular seu Google Agenda ao seu ID Apple e você pode facilmente definir nas configurações do Calendário a qual calendário deseja adicionar seus compromissos por padrão. É claro que você ainda pode ajustar isso caso a caso, mas se você tiver uma conta familiar, por exemplo, tudo correrá bem a partir desse momento. Infelizmente, no Android, a configuração deste calendário padrão não é possível com o aplicativo padrão.

08 Filtrar calendários

No início deste artigo, indicamos que não é útil usar sua agenda principal para planejar todos os tipos de assuntos familiares (a menos que você mesmo não faça nada com essa agenda, é claro). Quer você tenha criado um calendário para cada membro da família como nós, ou um calendário para a família como um todo ... seu calendário se encherá de compromissos muito rapidamente. Isso pode se tornar muito pouco claro, especialmente quando os acordos se sobrepõem. Normalmente, a sobreposição é uma coisa ruim, mas se, por exemplo, sua esposa vai ao treino de futebol com os filhos, enquanto você tem um prazo importante, a sobreposição não é problema. Pessoas diferentes, compromissos diferentes. Mas é bom se você puder desligar a exibição da agenda por um tempo. Desta forma, você não se distrairá com outros compromissos, enquanto ainda receberá uma notificação. Isso pode ser feito facilmente clicando no quadrado colorido no canto inferior esquerdo do Google Agenda para os calendários que você não deseja exibir. Se a caixa não estiver preenchida com uma cor, os compromissos desse calendário não serão exibidos em sua visão geral principal. Desta forma, você pode facilmente criar uma visão geral e também ver compromissos muito específicos por pessoa, se você tiver dado a cada um sua própria agenda.

09 Não tem smartphone?

Compartilhar um calendário é, portanto, muito fácil quando todos na casa têm um smartphone. Mas e se não for esse o caso? Claro, você pode escolher comprar um tablet (barato) que é padrão na mesa de centro ou pendurado na parede e no qual todos podem ver seus compromissos. Na prática, porém, isso não funciona da melhor maneira, porque é claro que você não recebe notificações e realmente tem que treinar os membros da família para verificar regularmente esse calendário. Se você gostaria de fazer um calendário para seus filhos, mas eles ainda não têm um smartphone, pode combinar facilmente digital e analógico.

Crie um calendário familiar ou um calendário por criança, conforme explicamos na etapa 1. Como pai, você adiciona os compromissos do mês seguinte à agenda correta. Suponha que você queira fazer uma visão geral para a criança 1. Em seguida, certifique-se de que em Meus calendários sozinho Criança 1 está ativado e escolha Mês na vista superior direita. Em seguida, clique no ícone de engrenagem e Imprimir no menu que se expande. Agora é impresso um calendário contendo os compromissos da pessoa em questão. Em caso de alterações, você pode adicionar esses compromissos manualmente. Pendure a agenda no quadro de avisos ou na porta da Criança 1 e todos saberão onde estão.

Flexibilidade

Tomamos o Google como o principal exemplo neste artigo, por ser uma das maiores plataformas do mundo, mas também porque a plataforma é super flexível. Qualquer que seja o aplicativo de calendário que você baixar para o seu smartphone, quase todos eles permitem que você sincronize o seu Google Agenda. Isso significa que você tem a liberdade de escolher o aplicativo que funciona melhor para você, enquanto continua usando o calendário do Google. O melhor de dois mundos.

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