Cada vez mais agências estão comprometidas em não usar papel, mas você não pode evitar completamente o recebimento de uma carta das autoridades fiscais pelo correio ou de um recibo em uma loja. Você quer digitalizar toda essa papelada sozinho? Então você pode: tudo que você precisa é de um smartphone com uma câmera e o software certo. Explicamos como você pode digitalizar com seu smartphone.
Dica 01: trabalho móvel
Antes de fornecermos informações sobre quais aplicativos você pode usar, vamos primeiro dar uma dica sobre o seu método. A digitalização móvel é muito mais fácil do que digitalizar com um scanner confiável antigo, mas quando você salva todos os recibos, ainda dá muito trabalho quando você tem uma montanha de recibos em sua mesa. Esses recibos provavelmente estarão meio amassados nessa hora e isso não torna a digitalização mais fácil (veja a dica 6). Portanto, recomendamos que você mude seu método de trabalho. A vantagem de escanear com seu smartphone é que você sempre tem aquele smartphone com você. É útil tirar vantagem disso. Ou seja: se receber um recibo, encontre rapidamente um local sossegado, escaneie o seu recibo (e carregue-o diretamente na nuvem, para não correr o risco de perder os seus recibos se perder o seu smartphone). Demora um pouco para se acostumar, mas uma vez que isso passa a fazer parte da sua rotina, torna a sua vida muito mais fácil e organizada.
Dica 02: escolha uma nuvem
A digitalização móvel torna as coisas muito mais claras ... a menos que você bagunce tudo. Afinal, existem tantos lugares onde você pode manter seus arquivos. Claro, no próprio smartphone, mas desaconselhamos fortemente: se você perder seu smartphone ou se ele for roubado, você perderá seus dados. Obviamente, sincronizar com o seu PC ou Mac também é possível, mas isso é um pouco complicado porque o upload para a nuvem é muito mais rápido (e às vezes automático). Se você escolher uma nuvem, escolha realmente uma nuvem. Não envie um recibo para o Dropbox e outro recibo para o Google Drive. Faça uma escolha e use o aplicativo adequado. A maioria dos serviços em nuvem tem seu próprio aplicativo com capacidade de digitalização. Discutimos esses aplicativos e discutimos um aplicativo que não está nas mãos de um serviço de nuvem.
Um serviço de fotos on-line útil para suas digitalizações é o Google Fotos. Você pode usar gratuitamente e funciona em seu tablet e smartphone (Android e Apple). Além disso, no Google Fotos, você pode usar os álbuns de maneira prática, por exemplo, para categorizar seus recibos (ou outras digitalizações) ou para separá-los de suas fotos normais. Você pode ler tudo sobre o Google Fotos em nosso site.
Os serviços em nuvem vêm em todas as formas e tamanhos, e você pode preferir outro serviço em vez do Google Fotos. Cada um deles tem suas próprias vantagens e peculiaridades. Por exemplo, ao contrário de muitos concorrentes, o Dropbox não está vinculado a um sistema operacional específico. Isso é diferente com, por exemplo, o iCloud (integrado ao ecossistema da Apple), o Google Drive ou o OneDrive da Microsoft.
E há incontáveis serviços menores e um pouco menos conhecidos. Box, por exemplo, que foca mais nos negócios. Ou SpiderOak, que tem a privacidade como seu feito mais importante. Mega é um serviço de Kim Dotcom, um conhecido empresário da Internet. E Stack é uma nuvem holandesa que oferece nada menos que um terabyte de espaço de armazenamento gratuito. Tantas possibilidades de escolha.
Praticamente todos os aplicativos em nuvem também têm um recurso de varredura Dica 03: digitalize com o Dropbox
O Dropbox pode digitalizar documentos com o aplicativo Dropbox para Android e iOS desde o ano passado. O útil sobre isso é, obviamente, que os documentos não são salvos no seu smartphone, mas são carregados diretamente no Dropbox e possivelmente sincronizados imediatamente com o aplicativo Dropbox no seu computador. Para digitalizar um documento, inicie o aplicativo Dropbox, pressione o sinal de mais na parte inferior e escolha Digitalizar documento. A câmera será iniciada imediatamente, após o qual você poderá apontá-la para o documento a ser digitalizado. Uma moldura azul mostra qual superfície será digitalizada. O bom é que você não precisa segurar a câmera diretamente acima dela; o aplicativo corrige a própria imagem. Pressionar o sinal de mais no canto inferior esquerdo permite adicionar uma página e pressionar os controles deslizantes permite controlar coisas como cor, preto e branco e assim por diante. Gire a imagem com o ícone no canto superior direito. Satisfeito? Então aperte O próximo, decida se será um arquivo PDF ou PNG, escolha um local de armazenamento no Dropbox e pressione Guarda.
Dica 04: ... com o Google Drive
O Google também incorporou a opção de digitalização em seu aplicativo Google Drive, mas, infelizmente, essa funcionalidade só existe para Android no momento em que este artigo foi escrito. Para usar a função de digitalização no Google Drive, inicie o aplicativo em seu smartphone Android e pressione o sinal de mais no canto inferior direito (no círculo azul). No menu que aparece, pressione Varredura. Assim como no aplicativo Dropbox, a câmera é iniciada imediatamente e você pode apontá-la para o documento que deseja digitalizar. Ao contrário do Dropbox, nenhum quadro é mostrado, mas a ideia é a mesma e as imagens distorcidas também são corrigidas aqui. Se esse quadro não estiver completamente configurado corretamente, você pode corrigi-lo pressionando o ícone com o quadrado na parte superior. Também neste aplicativo, você pode adicionar páginas pressionando o sinal de mais no canto inferior esquerdo. O ícone da paleta de pintura na parte superior permite que você escolha se deve ser colorido ou preto e branco, e os três pontos na parte superior direita permitem que você gire, nomeie ou exclua a página completamente. Quando estiver satisfeito, pressione a marca de seleção no canto inferior direito e sua imagem será enviada automaticamente para o Google Drive.
Dica 05: ... com Turboscan
O aplicativo TurboScan Pro custa 5,49 euros (ou 3,50 euros para Android), sendo que os aplicativos do Dropbox e Google Drive são gratuitos. Mas este aplicativo é mais flexível e temos algo a oferecer para isso. Para digitalizar com o TurboScan Pro (para iOS ou Android), inicie o aplicativo e pressione o ícone da câmera no canto inferior esquerdo (bem, você também pode carregar fotos existentes usando o ícone no canto inferior direito). Assim que você tira a foto, o TurboScan posiciona o quadro, que você pode ajustar no local. pressione Feito assim que o quadro estiver correto (na maioria dos casos, isso é automaticamente correto). No canto inferior direito, você pode indicar se deseja salvar o recibo em preto e branco ou em cores (preto e branco ocupa menos espaço), e você pode ajustar o esquema de cores com os quadrados na parte inferior. Então aperte Próximo. Com o ícone no canto inferior direito (sinal de mais) você pode adicionar uma página à digitalização, com o ícone do pincel você pode alterar o nome, adicionar automaticamente uma data e indicar em qual formato a digitalização deve ser salva. Com o botão Compartilhar No canto inferior esquerdo, salve a digitalização ou faça upload para a nuvem.
Seus recibos estão amassados? Antes de digitalizar, coloque-os sob uma placa de vidroDica 06: rugas
Recomendamos que você escaneie coisas como recibos imediatamente ao recebê-los, como você pode ler na dica 1. Se isso não for possível ou simplesmente nada que você queira fazer, é provável que você acabe com recibos amassados. Isso torna a digitalização consideravelmente mais difícil, mas não impossível. É claro que você pode dobrar e reverter os recibos / documentos, mas isso leva muito tempo e, portanto, a utilidade da digitalização móvel é obviamente difícil de encontrar. Esse problema pode ser resolvido facilmente com o método que, na verdade, não é muito diferente de um scanner tradicional: uma lâmina de vidro. Pegue um prato de vidro ou plástico de uma moldura de foto e coloque-o sobre o recibo a ser digitalizado. Rugas não são mais um problema. Algo para fazer durante o dia, pois o reflexo das lâmpadas pode jogar uma chave inglesa nas obras.
Dica 07: OCR?
Todos os aplicativos mencionados funcionam muito bem e com eficiência, mas têm uma falha comum: eles não são capazes de converter texto digitalizado em texto digital (ou seja, texto que você pode copiar e colar). Felizmente, existem aplicativos que usam essa tecnologia (ocr), e um desses aplicativos é de um conhecido fabricante de software: a Microsoft! O Office Lens é gratuito e está disponível para Android e iOS. Para digitalizar um documento, inicie o aplicativo e indique na parte inferior que se trata de um Documento. Aponte sua câmera para o documento / recibo que deseja digitalizar e pressione o botão vermelho quando a moldura branca envolver o documento corretamente. Agora pressione +1 canto inferior esquerdo para adicionar outro documento à digitalização ou clique Preparar canto superior direito se você estiver satisfeito com o resultado. Quando você pressiona PDF na parte inferior, o documento é salvo como um PDF editável; em outras palavras, todo o texto do documento pode ser selecionado e copiado.
Dica 08: separando arquivos
Em alguns casos, é útil digitalizar muitos documentos como um único documento, simplesmente porque é mais rápido. Mas então você acaba com um PDF grande, enquanto na verdade queria documentos separados. Mas você pode separar documentos com muita facilidade. Um programa maravilhoso para isso é o Adobe Acrobat DC, mas esse programa é caro e não é uma opção para todos. Felizmente, também existem alternativas gratuitas e você nem precisa instalar nada. Visite www.splitpdf.com e carregue o arquivo que deseja dividir (você também pode importá-lo diretamente do Dropbox ou Google Drive). Clique em Extraia todas as páginas em arquivos separados ou especifique especificamente quais arquivos você deseja dividir. Agora pressione Dividir para realmente dividir os arquivos. Um arquivo zip será criado contendo todas as páginas do documento principal como um arquivo PDF separado.
Você deseja mesclar vários documentos separados em um todo? Você pode fazer isso online gratuitamente Dica 09: ... e combine
A situação oposta também é possível: você digitalizou todos os tipos de arquivos separados e gostaria de combiná-los em um PDF. O Adobe Acrobat DC também pode fazer isso, mas neste caso também existe uma ferramenta online gratuita que pode fazer isso por você (dos mesmos fabricantes, a propósito). Navegue até www.pdfmerge.com e carregue os arquivos que deseja combinar em um PDF. Por padrão, existem quatro campos, mas clicando em Mais arquivos você pode adicionar mais campos. Em seguida, clique em Merge! O site começa a trabalhar para você e, quase imediatamente depois disso, o arquivo PDF combinado é baixado automaticamente para você. Também há software disponível em ambos os sites que pode fazer o trabalho online para você, mas esse software não é gratuito.
Dica 10: Organize
No início deste artigo, recomendamos optar por um serviço em nuvem. Em alguns casos, isso não será possível (por exemplo, porque você gerencia uma administração juntos, e um tem um telefone Android e o outro tem um iPhone com um aplicativo Google Drive que não suporta digitalizações). Essa situação não é a ideal, mas ainda é bastante fácil de remediar com o IFTTT. IFTTT é um site que pode vincular serviços. Visite www.ifttt.com e crie uma conta. Você não precisa reinventar a roda, a ação que você procura já foi feita por outros. Clique na lupa e pesquise sincronizar caixa de depósito google drive (Você pode, é claro, inserir qualquer serviço em nuvem que desejar aqui; tomamos esses dois como exemplo). Escolha o aplicativo com a descrição desejada (no nosso caso Sincronize automaticamente novos arquivos adicionados ao Dropbox para o seu Google Drive) Selecione a pasta no Dropbox para onde você envia os recibos e clique em ligar. Os recibos colocados nesta pasta são sincronizados automaticamente com o Google Drive. Desta forma, você mantém tudo perfeitamente junto.
