Manter registros é o que a maioria das pessoas, com exceção dos contadores, não gosta de pensar e, certamente, não gosta de fazer. Deve ser mais fácil lidar com essas faturas, recibos e assim por diante, certo? Felizmente, também é possível, mudando para a contabilidade digital.
Para muitas pessoas, incluindo o autor deste artigo, é uma grande barreira mudar para uma administração digital. Ainda assim, é absolutamente recomendável que você faça isso. Não é complicado e economiza uma quantidade incrível de tempo depois. Vamos ajudá-lo no seu caminho e daremos imediatamente a primeira dica: mude no início de um novo exercício financeiro, o que é muito mais fácil do que na metade do ano.
Contabilidade vs Administração
Os termos contabilidade e administração são freqüentemente usados de forma intercambiável. Não é conveniente, porque são duas coisas completamente diferentes. Administração é manter suas notas fiscais, recibos, ou seja, os itens que entram e saem. Contabilidade é a correção da contabilidade para as autoridades fiscais, a aplicação de regulamentos e assim por diante. Este artigo é sobre como digitalizar sua administração. Não somos contadores, portanto não podemos ajudá-lo com o lado substantivo da questão, mas podemos com a tecnologia. Ocasionalmente explicamos algo substantivo, mas se você realmente não entende nada de contabilidade e administração, é mais conveniente fazê-lo junto com outra pessoa.
01 contador
Vamos abordar brevemente isso no contexto de Contabilidade versus administração: não somos contadores. Ao configurar a administração digital, coisas importantes devem ser preenchidas, como seu saldo inicial. São questões para as quais simplesmente consultamos nosso contador. Se você sabe tudo sobre contas contábeis gerais, lançamentos provisórios, mutações e assim por diante, provavelmente poderá preencher tudo isso sozinho. Caso contrário, convém consultar um contador. Você não precisa transferir toda a sua contabilidade imediatamente, mas é melhor pedir a eles que verifiquem se você configurou as coisas corretamente quando terminar de configurar seu pacote de contabilidade. Aliás, sempre aconselhamos a todos que contratem um contador, o fato de que eles ganham de volta não é nenhum mito. No site Business Growing, você encontrará um guia prático para encontrar um bom contador.
02 Escolha o pacote de contabilidade
A escolha de um pacote de contabilidade é uma etapa importante. No entanto, você terá que trabalhar com ele regularmente, por isso é importante escolher um pacote que se adapte bem a você. Testamos muitos deles e, em nossa opinião, existem dois candidatos realmente bons: Exact Online e e-Boekhoudt.nl. Exact Online é o pacote mais extenso, mas também muito mais complicado e caro. O e-Boekhoudt.nl é um pouco mais amigável, oferece tudo o que você precisa e é bem mais barato. Além disso, o serviço é fácil de integrar com, por exemplo, sua loja online (embora isso seja muito extenso para descrever neste artigo. Por essas razões, escolhemos e-Boek Keeping.nl como um exemplo para este curso básico. No entanto, o princípio é o mesmo em todos os lugares, então fique à vontade para escolher seu próprio pacote.
03 Recibos Digitais
Obviamente, a contabilidade digital também significa que você deve digitalizar todos os seus recibos. O pacote que usamos neste curso inclui um aplicativo que escaneia os recibos, mas se você usar outro pacote que não o tenha, recomendamos o Turboscan (pode ser encontrado na Google Play Store e na Apple App Store). Com este aplicativo, você pode facilmente digitalizar seus recibos, após o qual podem ser armazenados na nuvem. Uma pequena dica: aprenda a digitalizar recibos imediatamente ao recebê-los. Isso pode parecer um pouco louco na loja, mas garante que você nunca mais perderá um recibo. Além disso, acompanhar sua administração se torna muito fácil, pois você não precisa mais digitalizar todos os seus recibos ao final do trimestre. A aplicação custa muito 7 euros, mas vale bem a pena.
04 Cadastre-se
A maioria dos pacotes de contabilidade oferece um período de teste gratuito, então você pode experimentar o pacote em paz para ver se é certo para você. Portanto, recomendamos que você faça uso dele. Escolhemos o e-Boekhoudt.nl porque achamos que é o pacote mais adequado para a maioria das pessoas e porque gostamos da interface, mas fique à vontade para pesquisar pacotes de contabilidade online e experimentar alguns. Em nosso exemplo, você navega para www.e-boekhoudt.nl onde clica em Experimentar cliques. Em seguida, crie uma conta como faria com qualquer outro site. Você pode experimentar o site por 14 dias, depois disso custará 7,95 por mês para a assinatura básica e 5,95 por mês para o módulo de faturamento (o que recomendamos fortemente).
05 vídeos de ajuda
Uma das razões pelas quais gostamos do pacote do e-Boekhoudt.nl é que o site vem repleto de vídeos que o ajudam a configurar sua administração digitalmente. Também sabemos como costuma ser: você quer começar e não quer assistir a todos os tipos de vídeos primeiro. No entanto, fique atento que se trata da sua administração, algo que você quer ter bem organizado, pois vai lhe poupar muitas horas de trabalho. Claro que explicamos como funciona o básico, mas os vídeos vão mais fundo no assunto e são, portanto, muito instrutivos. Faça login no site e clique no canto superior direito Apoio, suporte. Uma nova janela será aberta na qual você clica em Vídeo de treinamento. Lá você encontrará todos os vídeos de que precisa para entender melhor como o site funciona.
06 Saldo inicial
Começamos imediatamente com a parte mais difícil: o saldo inicial, que pode ser encontrado via Gestão / Saldo inicial. Este é basicamente o resumo de todos os aspectos financeiros que compõem a sua empresa: receitas, despesas, contas a receber, ... Se você não tem ideia do que estamos falando, provavelmente já usa um contador (porque isso também faz parte da sua administração analógica ) e você pode solicitar essas informações a ele. Em qualquer caso, é essencial que o total das colunas da esquerda e da direita (ou seja, os ativos e passivos) sejam iguais. Mas antes de concluir isso, você deve primeiro configurar suas contas do razão geral.
07 Configurar contas contábeis gerais
Não se deixe intimidar por uma palavra como conta contábil. Você pode pensar melhor em sua administração como um grande armário com gavetas. Cada gaveta representa uma parte do seu negócio, como sua conta bancária (forma de pagamento), uma assinatura de algo (Lucros e Perdas), seu estoque (Balanço) e assim por diante. A palavra gaveta provavelmente não o estressará, e uma conta do razão geral é exatamente a mesma coisa. Portanto, é importante para sua administração online que você mapeie todos os elementos de sua empresa. Clique em Gestão e então em Contas contábeis gerais. Você verá muitas 'gavetas' aqui, a maioria das quais você nunca usará. Veja se consegue armazenar todos os custos e benefícios da sua empresa em uma dessas gavetas. Caso contrário, crie você mesmo uma nova gaveta ou conta do razão geral.
08 Criando relacionamentos
Para a sua administração, é claro que é importante saber de quem você recebeu dinheiro e a quem você pagou. Por isso, é preciso criar relacionamentos. Você faz isso clicando no topo Relacionamentos e então em Adicionar no painel esquerdo. Isso é muito simples, simplesmente diz respeito a todos os detalhes de contato do cliente ou cliente em questão.
09 Crie produtos
Suponha que agora pedimos que você crie uma fatura, então provavelmente você simplesmente preenche o que fez e quanto custa. O mesmo vale para a contabilidade digital, exceto que o pacote de contabilidade deseja saber como um determinado produto ou serviço deve ser debitado. Você cria produtos para isso. Clique em Faturamento e então sob Produtos e serviços sobre Adicionar. Agora você precisa inserir um código para o serviço ou produto (você mesmo pode pensar nisso) e uma descrição (por exemplo: DVD). Em seguida, escolha um Unidade, no nosso caso Peça. Se a unidade que você precisa (por exemplo Palavra se você escreve artigos e é pago por palavra) ainda não existe, você pode criá-lo sob o título Unidades Para a esquerda. Insira o preço de compra, se aplicável, e o preço de venda sem IVA. Selecione a taxa de IVA e o preço de venda incluindo IVA será mostrado imediatamente. Abelha Contra conta selecione a qual 'gaveta' este produto pertence. Isso pode ser muito geral (grupo de rotatividade 1) ou muito específico (DVD). Embora você deva primeiro ter criado uma conta contábil para DVD. O prático é agora: o IVA é automaticamente colocado na 'gaveta' do IVA a pagar.
10 enviar faturas
Os produtos que você cria são, portanto, usados durante o faturamento. Clique no menu no topo Faturamento e então em Adicionar. Selecione uma relação e preencha as informações relevantes. Então clique Adicionar produto / serviço. Agora, ao clicar no campo superior, você pode adicionar um dos produtos que configurou. Você pode ver imediatamente porque isso é útil, todas as informações relevantes são inseridas imediatamente (mas ainda podem ser alteradas se o preço for diferente, por exemplo). Desta forma, você adiciona uma linha para cada produto ou serviço. Quando terminar, salve a fatura e envie-a. e-Boekhoudt.nl oferece todos os tipos de modelos para isso.
11 Contas / recibos de reserva
Além da receita, você também tem despesas. Você reserva clicando na guia no site Contabilidade e então em Faturas. Abelha Tipo de reserva você escolhe Receber fatura. Escolha uma relação e preencha os dados da fatura (incluindo a contra conta correta). Clique em Adicionando arquivos se você deseja fazer o upload da fatura. Não convém usar relações para recibo, afinal, às vezes você compra alguma coisa na livraria, que não é imediatamente uma relação. Além disso, os recibos não têm um número de fatura. Nesse caso, clique em Extrato / Recibos no painel esquerdo. Escolha o tipo de reserva Gastar dinheiro e com conta indique de qual conta você fez isso. Agora você também verá: se tiver várias contas bancárias, é útil também criar várias contas contábeis para elas. Clique em Salve para processar o recebimento. Ao baixar o aplicativo e-Boekhoudt.nl, você também pode digitalizar e fazer upload de recibos diretamente de seu smartphone.
12 Importando transações
Você inseriu suas faturas enviadas e recebidas em sua administração digital, agora é importante vinculá-las às transações reais em sua conta bancária. A razão para isso é o seu equilíbrio, que, como o nome sugere, deve estar equilibrado. Para cada nota de dez euros enviada, deve haver um pagamento de dez euros, e para cada cinco euros que você gasta, deve haver um recibo de caixa de cinco euros. É por isso que você vai reservar essas coisas um contra o outro. A maneira mais fácil é exportar seus extratos bancários do site do seu banco (cada banco explica o processo) e clicar em Importar sob o título Digitar (aba Contabilidade) Faça upload do arquivo, escolha a conta bancária apropriada e clique em Avançar. Quando o arquivo for processado, clique em Vá para as linhas de declaração não processadas. Lá você pode ver todas as transações em sua conta bancária que ainda não estão vinculadas, por exemplo, às faturas. Para cada mutação, agora você pode indicar exatamente qual peça pertence a qual. Por exemplo, todas as despesas e todas as receitas são acompanhadas por uma fatura e / ou recibo.
Links
Em princípio, você pode fazer tudo manualmente em seu pacote de contabilidade, mas sob o título Gerenciamento você também tem a opção de fazer todos os tipos de links. Por exemplo, você pode primeiro fazer um link com seu contador, para que ele possa acessar sua administração e fazer sua declaração de imposto de renda, mas você também pode fazer um link com seu banco, para que você não tenha que importar e exportar manualmente suas transações cada vez. Aqui também encontrará o link com a sua loja online, para que possa inserir automaticamente as faturas das encomendas na sua contabilidade digital. Não é tão difícil e na página de suporte você encontrará uma explicação detalhada de como tudo funciona. Portanto, recomendamos que você absolutamente o explore.
