Manter o controle de todos os recibos e cartas que chegam é uma tarefa árdua. Freqüentemente, tudo acaba em uma grande pilha. Sem mencionar todas aquelas fotos escondidas no sótão. É hora da limpeza de outono: livre-se desse papel! Vamos ajudá-lo a trazer ordem ao caos digitalizando recibos, cartas e fotos.
Dica 01: o que digitalizar?
Antes de começarmos, você determina exatamente o que deseja digitalizar. Um bom passo inicial é, por exemplo, armazenar recibos e faturas: você deseja mantê-los por alguns anos para que ainda tenha garantia sobre os itens, mas armazená-los fisicamente por vários anos pode ser difícil: você pode facilmente perder eles. Você também pode digitalizar suas cartas. Cartas e papéis importantes devem ser mantidos, mas manter tudo em uma grande pilha também não é muito bom. E se você escanear esses papéis, também poderá pesquisar os textos com muito mais facilidade. E você também quer digitalizar suas fotos? Se você tem muitas fotos antigas em álbuns de fotos, pode ser bom tê-las digitalmente para que você possa compartilhá-las com outras pessoas e criar novos álbuns de fotos a partir delas. O mesmo se aplica aos negativos, também trabalharemos com eles. Digitalizar fotos será o mais trabalhoso.
Depois de determinar o que deseja digitalizar, primeiro classifique as pilhas: classifique tudo e imediatamente jogue fora os papéis sem importância.
A maneira mais fácil de digitalizar seus recibos é com seu smartphoneDica 02: Recibos
É mais fácil digitalizar seus recibos com o smartphone. Desta forma, pode digitalizar o recibo imediatamente após a compra, para que não o esqueça e para que fique guardado de forma permanente. Existem muitos aplicativos para digitalizar recibos: Dropbox, Office Lens, Evernote, Adobe, aplicativo Notes da Apple e muito mais. Claro que você também pode tirar uma foto do recibo, mas a vantagem desse aplicativo de digitalização (veja a dica 5) é que ele corta o recibo e o exibe um pouco melhor. O recibo também é salvo como PDF, que é mais adequado para documentos do que, por exemplo, jpg ou png. Uma questão importante com os recibos é se ainda é necessário manter o original. Infelizmente, isso nem sempre é tão claro. Há uma boa chance de que a loja não faça barulho, mas pode fazer isso. Este é especialmente o caso de recibos sem um número de rastreamento exclusivo, porque então é impossível determinar se você comprou lá ou não. Em princípio, você não precisa manter recibos com esse número de série exclusivo no papel. Por favor, verifique com a loja para ter certeza!
Dica 03: cartas
A digitalização de letras é melhor feita com um scanner, porque com um smartphone você terá rapidamente problemas de legibilidade. Custa mais trabalho com um scanner, mas a grande vantagem é que muitos scanners têm software OCR disponível para reconhecer textos, consulte a dica 6. Se você tiver um scanner multifuncional ou separado, é claro que pode usá-lo. Se você ainda não tem um e está procurando um scanner, dê uma olhada, por exemplo, no Fujitsu ScanSnap. Ele funciona rápido, é pequeno e portátil, então você pode colocá-lo em qualquer lugar.
Muitos scanners modernos têm integração com serviços de armazenamento em nuvem, para que você possa digitalizar diretamente para a nuvem sem um cabo. Você pode então sincronizar seus arquivos em seu PC e continuar trabalhando com eles.
Dica 04: fotos
Para fotos, a qualidade da versão digital é muito mais importante. Você pode digitalizar fotos com seu smartphone, por exemplo, com o aplicativo Google FotoScan, consulte a dica 5. No entanto, a qualidade e a flexibilidade das configurações costumam ser melhores com um scanner real. Se você deseja digitalizar negativos, existem scanners especiais para isso. Você também pode acessar um aplicativo como o FilmLab. Esse aplicativo promete ser capaz de converter negativos em lindas fotos, mas no momento em que este artigo foi escrito, nenhuma versão de teste pública está disponível ainda.
Dica 05: Aplicativos
Vamos começar com o smartphone primeiro. Para digitalizar recibos, você pode usar o aplicativo Office Lens em seu smartphone. Você pode encontrá-lo na app store do Android e iOS. Depois de instalar, abra o aplicativo para começar e toque em Permitir acesso para dar ao aplicativo acesso às suas fotos. Além disso, conceda ao aplicativo acesso à câmera. Depois é só escolher o tipo de documento: para recibos é a melhor opção Documento. Certifique-se de que o recibo esteja claramente visível e pressione o botão vermelho para tirar uma foto. Então você pode cortar o recibo. Toque em Preparar quando terminar, escolha onde salvar o documento. Isso pode ser feito localmente ou na nuvem da Microsoft (OneDrive ou OneNote).
Para digitalizar fotos por meio de um aplicativo, você pode usar o Google FotoScan. Ele está disponível para Android e iOS. Para começar a usar o aplicativo, basta segurar as fotos na frente da câmera e pressionar o botão de digitalização no aplicativo. FotoScan irá automaticamente girar, cortar e tentar otimizar as cores das fotos. Basta tirar uma foto da foto e o resto acontecerá automaticamente. Você pode salvar a foto em seu armazenamento em nuvem favorito.
O software Ocr pode reconhecer os textos das suas cartas digitalizadasDica 06: escaneie
Se você deseja uma melhor qualidade ou, por exemplo, digitalizar rapidamente as letras, é melhor usar um scanner. O OCR é especialmente útil para cartas, software que vem como padrão com vários scanners. Ocr significa reconhecimento óptico de caracteres ou reconhecimento óptico de caracteres. Isso converte uma imagem em texto. Um programa gratuito que pode fazer isso é o FreeOCR para Windows. Infelizmente, ele foi atualizado pela última vez em 2015. Você pode baixar o FreeOCR aqui. Instale e abra o programa. Clique no topo Abrir PDF para abrir um PDF ou clique em Abrir para abrir uma imagem (por exemplo, se você salvou sua carta como um arquivo jpg). Clique com o botão direito em Idioma de OCR sobre eng e clique no OCRbotão para converter a imagem em texto. O resultado pode variar muito por documento. Se o resultado for bom o suficiente, você pode, por exemplo, salvá-lo separadamente como um arquivo txt ao lado da verificação. Para obter os melhores resultados: certifique-se de digitalizar na resolução mais alta possível (consulte a dica 7), mas observe que muito espaço de armazenamento pode ser usado.
Dica 07: NAPS2
Todos os fabricantes de scanner incluem software para digitalização. Se você não gosta ou se sente falta de funções nele, dê uma olhada no NAPS2. Ele também possui OCR integrado. Você baixa o NAPS2 aqui. Abra o arquivo e conclua o procedimento de instalação seguindo o assistente (as configurações padrão são adequadas). Em seguida, inicie o programa através do menu inicial. Para digitalizar, clique no botão de digitalização. Digite um nome para o scanner em Nome do ecrã e clique Selecionar dispositivo. Escolha o seu dispositivo na lista e clique em OK. Escolha em Tamanho da página em frente A4 e para Resolução escolha o dpi (veja dica 8). Clique em OK. Em seguida, ele é verificado. Você pode então colocar outra página embaixo dele e voltar a Varredura pressionar. A página aparece na janela de visão geral. Se você clicar PDF, mescle todos os documentos digitalizados em um documento PDF. Você pode clicar duas vezes em um documento digitalizado para editá-lo, por exemplo, para girá-lo ou cortá-lo. Para aplicar ocr no NAPS2, clique OCR. Então clique inglês na lista, clique na caixa de seleção e clique em Baixar. Após o download, marque a opção Tornar PDFs pesquisáveis por OCR e clique OK. Certifique-se também Idioma de OCR sobre inglês carrinhos. Se você salvar os documentos como PDF e pressionar Ctrl + F no Adobe e pesquisar um termo, ele será encontrado se ocr for bem-sucedido.
Dica 08: Dpi
A resolução das digitalizações é mostrada em dpi: pontos por polegada. Isso determina a resolução e, portanto, a qualidade da imagem. Quanto maior o dpi, maior a qualidade, mas também mais tempo leva para o scanner ficar pronto e mais espaço de armazenamento a digitalização ocupa. Então: muito alto e você vai esperar muito tempo e seu espaço de armazenamento vai se esgotar em nenhum momento, muito pouco e seu documento digitalizado é uma festa do bloco. Em geral, um dpi de 300 é um bom equilíbrio entre qualidade e velocidade para cartas e faturas. Para fotos, em breve você desejará algo como 600 dpi ou mais. Vegativos ou fotos realmente pequenas que você deseja mostrar em tamanho maior, basta tirar o dpi máximo do seu scanner.
Anotações Digitais
Algo que ainda fazemos no papel é tomar notas. Você não parece escapar impune. Cada vez mais laptops têm telas sensíveis ao toque e com uma caneta digital você pode facilmente fazer anotações em seu aplicativo favorito, como OneNote ou Evernote. Vai demorar um pouco para se acostumar a escrever com essa caneta digital. Para obter os melhores resultados - se você estiver procurando por um novo laptop - escolha um laptop com suporte para Windows Ink, que é especialmente adequado para usar uma caneta digital. Se você realmente não consegue ficar sem o seu papel, você também pode dar uma olhada em um bloco de notas ao vivo da Moleskine, por exemplo. Você não diria que é digital visto de fora: é apenas papel analógico com uma caneta. Ainda assim, você pode fazer suas anotações no papel e, em seguida, transferi-las para o seu tablet ou smartphone com o apertar de um botão. Lá você pode simplesmente editar suas notas como texto e fazer ajustes. Infelizmente, o Moleskine Smart Writing Set custa cerca de 230 euros.
Dica 09: Nomenclatura
Depois que o recibo ou a carta for digitalizado, você não quer apenas jogá-lo em uma pasta e nunca mais ser capaz de encontrá-lo novamente. Você precisa organizar adequadamente seus arquivos em seu PC ou laptop. Se você sincronizar seus arquivos com seu serviço de nuvem favorito, também poderá adicioná-los e visualizá-los em seu smartphone. Preste atenção à segurança do serviço de nuvem, em qualquer caso, use uma senha forte e habilite a autenticação de dois fatores.
Uma estrutura de pasta lógica depende do que você gosta. Para cartas, por exemplo, a estrutura ano / mês (e opcionalmente / dia), então você terá todos os meses dentro da pasta de 2017. Dica: numere esses meses para que apareçam em ordem na estrutura de pastas e, se necessário, adicione o ano novamente, útil para manter uma visão geral. Se você tiver muitos arquivos, receberá todos os dias novamente na pasta 01 de janeiro. Em seguida, é uma questão de renomear o arquivo e colocá-lo em uma estrutura de pastas lógica. Essa renomeação também é algo que você deve prestar atenção: dê aos seus arquivos um nome consistente. Se você misturar vários tipos de nome, pode tornar-se rapidamente difícil encontrar seus arquivos. Pense nisso antes: alterá-lo depois dá muito trabalho. Uma convenção de nomenclatura padrão pode ser company_subject.pdf para cartas ou purchase_date_model_number_device_type.pdf.
Qual formato de arquivo é o melhor depende de seus requisitos e recursos Dica 10: tipo de arquivo
Por exemplo, em um software de digitalização, você pode escolher diferentes tipos de arquivo ao salvá-los. Qual formato de arquivo é o melhor depende de seus requisitos e recursos. Se você tiver muito espaço de armazenamento, pode optar por tiff para suas fotos. Isso preserva a qualidade, porque tiff não aplica compressão. Existe apenas um formato adequado para cartas: PDF. A grande vantagem do PDF é que um documento pode conter várias páginas e o formato suporta OCR para facilitar a pesquisa dos arquivos. Para recibos, você pode usar pdf ou algo como jpeg ou png. Observe que jpeg usa muita compactação, então a qualidade pode ser ruim. Portanto, sempre teste se seus arquivos ainda podem ser lidos.
Dica 11: arquivamento
Para arquivar seus arquivos e mantê-los por muito tempo, é melhor armazená-los em vários lugares para que você tenha um backup. Nossa experiência mostra que é útil economizar anos completos ou trimestres gravando-os em um DVD ou colocando-os em um disco rígido externo, que você só conecta ao computador quando precisa dos arquivos. Uma cópia de um NAS é sempre uma boa solução. A propósito, perceba que um DVD não dura para sempre e que um disco rígido externo também pode falhar. Se você realmente deseja ter certeza de que seus dados estão bem preservados, você pode dar uma olhada nos M-Discs. É um disco especial semelhante a um DVD projetado para durar mil anos. Você precisa de um gravador especial para isso, mas uma vez gravado, você pode usar um M-Disc em qualquer leitor de DVD. Mas podemos imaginar que você ache que isso é uma coisa boa demais. Você também pode optar por armazenar seus arquivos na nuvem, recomendamos que você faça isso com segurança!
Dica 12: backups
Se você digitalizar todos os seus documentos e armazená-los digitalmente, certifique-se de que os documentos sejam armazenados corretamente. É importante fazer backups. Isso pode ser feito de diferentes maneiras. A maneira mais fácil é usar o recurso de backup integrado do Windows. Para isso você vai para o aplicativo Instituições no Windows 10 e depois para Atualização e segurança / backup. Clique em Adicionar uma estação e escolha uma unidade (externa) da lista. Então clique Mais opções. Tenha certeza de Faça backup dessas pastas a pasta com seus documentos está no meio. Caso contrário, adicione você mesmo com o botão Adicionar uma pasta. Clique em Faça backup agora para fazer backup imediatamente.
Dica 13: Plug-ins do Windows Explorer
Você provavelmente gerencia seus documentos com o Windows Explorer. Infelizmente, não é tão poderoso, mas com algum software extra você pode fazer um pouco mais. Com a ferramenta Folder Ico, por exemplo, você pode organizar pastas em cores e categorias no explorer para uma melhor visão geral. Infelizmente, este plug-in custa um pouco: 10 dólares (aprox. 8,85 euros) por computador. A ferramenta Clover oferece ao seu explorador guias semelhantes ao Chrome. Seer também é útil. No macOS, se você selecionar um arquivo e pressionar a barra de espaço, poderá visualizá-lo rapidamente. Com o Seer, essa funcionalidade também chega ao explorador. Dessa forma, você pode navegar por todos os seus arquivos com muito mais rapidez. A janela de visualização do Windows Explorer não funciona muito bem e sempre ocupa muito espaço.
Seer torna a navegação em uma visualização de seus arquivos muito mais rápida Dica 14: XYPlorer
Infelizmente, o explorador tem possibilidades muito limitadas de gerenciar com eficácia suas cartas e recibos. Além de plug-ins como na dica anterior, você também pode olhar para alternativas, como o XYPlorer. Com esse programa, você tem a opção de colocar os arquivos em uma categoria de cores e rotular todos os arquivos (o Windows Explorer só pode rotular determinados formatos de arquivo). Você também pode criar coleções virtuais, salvar resultados de pesquisa e pode ajudá-lo com tarefas repetitivas. Este programa custa 40 dólares, ou seja, cerca de 34 euros. Outra opção é o Directory Opus 12, que também permite rotular e categorizar por cor. O Directory Opus tem uma versão gratuita disponível com funcionalidade limitada.
Dica 15: PDF e Word
Os documentos PDF digitalizados podem ser abertos com versões modernas do Word, após o que o Word aplica OCR automaticamente e o transforma imediatamente em um documento digitalizado. A qualidade do resultado varia de acordo com o documento. Estamos usando o Word 2016 com as atualizações de julho de 2017. Abra o Word e clique em Abra outros documentos no fundo do. Clique em Para folhear e agora navegue até o documento PDF que deseja converter em arquivo Word e clique Abrir. Aparece uma mensagem de que o documento está sendo convertido e que os resultados podem ser diferentes: especialmente com muitas imagens na carta ou recibo, o resultado será decepcionante. Clique em OK e espere um pouco até que a conversão termine. Então você vê o resultado. O ideal é que você salve o arquivo docx e o arquivo PDF, para que tenha sempre o original.
Dica 16: gerenciar documentos
Se você realmente deseja levar isso a sério com a digitalização de seus recibos e especialmente cartas, você pode dar uma olhada em um sistema de gerenciamento de documentos (DMS). Isso permite que você armazene sistematicamente seus documentos, anexe notas a eles e os encontre e classifique facilmente. Um DMS gratuito e bom é o EDMS maia. Para começar, você precisa de um servidor com Docker. O Docker está disponível em vários NAS, mas também pode ser instalado no Windows ou macOS. Leia aqui como fazer isso.
