Você não precisa digitar todos os dados que usa em um documento um a um no Word. O software possui funções abrangentes para importar dados de outros programas. Neste artigo, mostraremos as possibilidades de importar e vincular dados de outros programas, como o Excel.
Se você tiver outros pacotes da série Office, o Word oferece a possibilidade de importar dados desses programas para o seu documento. Quer se trate de dados de uma planilha Excel ou Access, dados de endereço ou slides; você pode vinculá-los facilmente ao seu documento do Word. A vantagem de vincular dados de outros programas é que você só precisa alterar os dados uma vez no programa de origem. O Word irá então transferir automaticamente as alterações para o seu documento. Às vezes você precisa atualizar esses dados.
01 Importar dados do Excel
O Excel é amplamente usado para inserir dados. Mas às vezes você quer apenas incluir parte de um arquivo do Excel no Word, sem vincular os dados diretamente. Por exemplo, uma (parte de uma) mesa. As extensas funções de copiar e colar do Word e do Excel garantem que os dados, incluindo a formatação, possam ser transferidos para o seu documento. Neste exemplo, copiaremos uma tabela simples sem formatação do Excel para o Word. Selecionamos todas as células, clicamos com o botão direito e escolhemos Copiar.
02 Escolhendo o formato certo
A maneira como os dados são colocados do Excel no Word depende da função de colagem que você escolher neste último. No Word você pode colocar seus dados em seu documento de diferentes maneiras: colar com formatação, colar como imagem ou colar sem formatação. As opções de colagem disponíveis dependem do tipo de dados colocado na área de transferência. Se você copiar uma tabela do Excel, terá mais opções de colagem do que se desejar colar texto simples de, por exemplo, Bloco de notas em seu documento do Word.
Se você deseja colar os dados do Excel no Word sem formatação, escolha 'Manter somente texto', o botão mais à direita do menu. O Word então cola os dados do Excel diretamente, sem extras. Cada linha da tabela é colada em uma linha separada.
03 Tabela de preservação de formato
Se a tabela estiver formatada em Excel com bordas, cores, fontes diferentes e células coloridas e você deseja copiá-la uma a uma no Word, escolha uma das opções de colagem para a função Manter a formatação da fonte.
Ao copiar uma tabela do Excel, os dados do Word também são colocados em uma tabela. A vantagem disso é que agora você pode editar os dados e ajustar o design da tabela, se necessário. Se você clicar na tabela colada no Word, a guia também aparecerá na Faixa de Opções Desenho de mesa acessível. Com a mesa selecionada, você pode aplicar imediatamente um design diferente.
Se você deseja ajustar apenas uma célula, linha ou coluna, clique nela com o mouse e você pode alterar suas propriedades.
04 Dados dinâmicos do Excel
Às vezes, pode acontecer que os dados do Excel que você deseja usar em seu documento do Word sejam dinâmicos. Ou seja, os dados no arquivo Excel podem mudar com o tempo. Então é importante que os dados do Excel colocados no Word sejam os mais recentes. Você pode colar dados no Word enquanto preserva o link dos dados no Excel. Se você ou outra pessoa alterar os dados originais no Excel, essas alterações também serão implementadas no Word. Para fazer isso funcionar, você deve colar os dados do Excel no Word de uma maneira especial. Nesse caso, escolha colar para. No menu Vincule e mantenha a formatação da fonte.
Quando os dados forem colados no Word, você verá que a tabela recebeu uma função diferente. Se você clicar em uma das células com o botão direito do mouse, verá uma nova opção na lista, a saber Atualizar link. Se os dados foram alterados no Excel, não serão alterados diretamente no Word. Como proprietário do documento, você pode, portanto, exibir os dados mais recentes na tabela, escolhendo Atualizar link.
05 tabelas formatadas
Aliás, esta função também funciona quando a formatação original da tabela muda no Excel. Assim que, por exemplo, a cor ou a espessura das linhas são alteradas no Excel e você escolhe no Word Atualizar link, essas alterações também serão refletidas no Word. É claro que isso também pode ter desvantagens para o layout do documento do Word. Felizmente, existe uma solução para isso. Se você deseja que apenas os dados das células do Excel sejam copiados, mas não a formatação em si, escolha a opção colar Vinculando e usando listas de destino. A tabela agora é copiada sem formatação no Word, mas os dados nas próprias células permanecerão vinculados ao Excel e quaisquer alterações serão salvas após você escolher Atualizar link implementado em Word.
Se a tabela no Excel for modificada do ponto de vista técnico de design, isso não terá mais influência no layout da tabela no Word.
06 Criar cartas e mailings
Você também pode usar o Word para enviar uma carta para vários endereços. Felizmente, você não precisa fazer uma carta separada para cada destinatário para isso, mas pode criar uma carta padrão. Com uma carta padrão, você pode facilmente enviar uma carta para várias pessoas. Você vincula um banco de dados com nomes, endereços e locais de residência a essa carta padrão. Você também pode usar esta função para imprimir envelopes. Neste exemplo, mostraremos como adicionar endereços automaticamente ao seu documento.
07 Criar campos de endereço
O Word tem um recurso especial para inserir nomes e endereços automaticamente em seu documento. Na Faixa de Opções, você encontrará uma guia separada para isso, chamada Listas de mala direta. Lá você pode vincular o Word a uma lista de e-mails existente ou também pode criar uma nova lista a partir daqui.
Você deve primeiro ter uma lista de endereços. Você mesmo pode criá-los no Word, mas também pode vincular o Word, por exemplo, ao Excel para extrair os dados de endereço. Mostraremos primeiro como criar sua própria lista de detalhes de endereço no Word. Sob a guia Listas de mala direta você encontra o botão Selecione os endereços. Clique nele e escolha a opção Digite a nova lista.
Uma janela aparecerá na qual você pode inserir os detalhes do endereço. Neste exemplo, nos limitamos a detalhes de endereço (fictícios), como saudação, inicial, sobrenome, endereço, código postal e local de residência. Para cada linha, preencha os detalhes das pessoas para quem deseja escrever. Quando terminar de preencher, pressione o botão OK para salvar a lista.
O Word armazena a lista de endereços como um banco de dados Microsoft (com a extensão .mdb), que tem a vantagem de poder continuar a usar esse arquivo no Office, para que não seja necessário criar uma nova lista de endereços todas as vezes.
Se você salvou o banco de dados no Word, o botão aparecerá na Faixa de Opções Iniciar mala direta acessível. Mas antes de clicar nisso, você deve primeiro determinar a posição em sua carta onde deseja colocar o campo de endereço. Para colocá-lo, clique no botão Bloco de endereço.
08 Verificar dados
Você verá uma nova janela na qual poderá verificar se os dados estão corretos. Em princípio, você não precisa mudar muito aqui; se você fez uma lista de endereços simples contendo apenas o nome e o sobrenome, a rua, o número da casa, o CEP e a cidade e todos os endereços estão no seu próprio país, o Word geralmente a coloca corretamente. Só pode ser útil alterar as configurações se você também enviar cartas internacionais. Clique no botão a seguir OK , o Word coloca um código de texto <>. Esse bloco indica que os dados de endereço do banco de dados serão colocados lá.
Na parte superior da faixa de opções, você verá botões extras com os quais poderá navegar pelas letras com os endereços que acabaram de ser vinculados. Desta forma, você pode verificar se os dados do endereço estão corretamente indicados na carta. Além dos botões de seta para rolar pelas letras, você também encontrará um botão chamado Exemplo do resultado. Com este botão pressionado, você também pode ver os detalhes reais do endereço por letra.
Agora você pode decidir se está satisfeito com a visualização atual ou se deseja alterar algo. O layout, por exemplo, porque você pode querer imprimir os endereços um pouco maiores ou fornecer a eles uma fonte diferente. Você não tem que fazer isso para cada letra separadamente, mas você pode fazer isso de uma vez, selecionando o bloco <> em seu documento. Para fazer isso, você deve primeiro desabilitar a visualização do endereço pressionando o botão. Exemplo do resultado clicar. Só então o bloco de endereço reaparece. Selecione <> em seu documento e você pode alterar sua formatação.
09 Mesclar os documentos
Você está satisfeito com o resultado? Em seguida, você pode combinar os detalhes do endereço com sua carta. Com a fusão, o Word faz várias cópias da carta, com o endereço exclusivo do banco de dados em cada carta. Para iniciar a fusão, clique no botão na Faixa de Opções Concluir e fundir, todo o caminho para a direita. Três opções aparecerão agora, escolha Imprimir documentos.
Especifique quais registros você deseja imprimir, geralmente você imprime tudo de uma vez. O Word envia o comando, após pressionar o botão OK, para a impressora e suas cartas serão impressas.
Dica: Imprima etiquetas e envelopes
Além de imprimir cartas, você também deseja imprimir endereços em envelopes ou etiquetas? Em seguida, escolha no lado esquerdo da faixa de opções para Envelopes ou rótulos. Quando você clica em um desses dois botões, o Word altera o layout do documento atual para um envelope ou etiqueta. Você pode escolher entre diferentes formatos.
10 Importar endereços do Excel
Você também pode obter seus arquivos de endereço no Word de outros programas ou trabalhar com formatos de arquivo separados. Entrar por meio da função Listas de endereços no Word às vezes é bastante difícil. É um trabalho muito preciso e pressionar o botão errado pode significar rapidamente que você terá que reinserir um registro. Além disso, o tamanho pequeno da janela de entrada torna difícil trabalhar com vários registros. Nesse caso, é melhor escolher um programa que possa lidar melhor com os registros, como o Excel ou - se preferir trabalhar com programas de banco de dados - o Access. Para este curso básico, usamos o Excel para importar dados de endereço, o que funciona bem neste caso; O Excel torna muito mais fácil usar mais linhas.
Se você tiver seus registros em ordem no Excel, poderá usá-los facilmente para criar dados de endereço no Word. Cada linha do Excel que deve ser usada no Word para os dados de endereço, você dá um nome claro: Saudação, Primeiro nome, Último nome, nome da rua, Número da casa, Código postal e residência. Essa linha é então a primeira linha da tabela. Nas linhas seguintes, preencha todos os detalhes dos endereços que deseja usar na carta.
11 Salvar arquivo
Você terminou seu arquivo? Em seguida, salve-o e vá para o Word para importar os dados do arquivo do Excel como um arquivo de endereço. Para fazer isso, proceda da seguinte forma: clique na faixa de opções Listas de mala direta sobre Selecione os endereços e escolha isso Use a lista existente. Em seguida, selecione seu arquivo Excel.
O Word agora vem com uma confirmação do arquivo. Se você formatou a tabela no Excel, como em nosso exemplo, a primeira linha de dados contém títulos de coluna. Em seguida, coloque um check-in A primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna. O Word reconhece isso e, portanto, você pode facilmente colocar os campos certos no lugar certo em seu documento.
12 Especifique os campos
Em contraste com a importação de dados de endereço por meio da Lista de Endereços, você ainda precisa especificar os campos separadamente ao importar dados do Excel. Cada coluna do arquivo do Excel torna-se um bloco separado no Word que contém todo o campo de endereço. Na faixa de opções em Listas de mala direta você encontrará um botão chamado Inserir campos de mesclagem. Nesse menu, você encontrará todas as colunas da planilha do Excel. Agora você pode colocá-lo em seu documento clicando no nome correto. Primeiro coloque o cursor onde deseja inserir o primeiro campo, em nosso exemplo que é Saudação.
Coloque um espaço entre cada campo do seu documento do Word para que a saudação, o nome e o sobrenome não sejam colocados juntos, conforme abaixo:
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Agora digite uma nova linha e coloque os campos abaixo dela nome da rua e Número da casa, novamente com um espaço entre:
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E na última linha você coloca Código postal e residência, também aqui com um espaço entre:
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A vantagem de incluir campos individuais em seu documento do Word é que você pode usá-los em qualquer lugar em sua carta. Desta forma, você pode redigir uma carta pessoal com base nos dados do arquivo Excel.
