Manter o controle de e-mails, calendários e contatos pode ocupar um tempo valioso de trabalho. No entanto, qualquer coisa que acelere seu trabalho no Outlook pode aumentar drasticamente sua produtividade. Essas 10 dicas o ajudarão a ler suas mensagens e calendários com mais rapidez e a trabalhar com mais eficiência em geral.
Este é um artigo traduzido livremente de nosso site irmão PCWorld.com, escrito por Helen Bradley (@helenbradley). A opinião do autor não corresponde necessariamente à de ComputerTotaal.nl, e os termos e configurações mencionados podem ter nomes diferentes no software holandês.
1. Visualize sua caixa de entrada do seu jeito
Ao abrir sua caixa de entrada pela primeira vez, você verá uma visualização padrão. Mas não precisa ser assim. Clique na guia Visualizar na barra de ferramentas da faixa de opções e escolha Alterar Visualização. Você pode escolher entre várias configurações, incluindo a exibição apenas dos e-mails mais recentes.
Na guia Exibir, você também pode selecionar Visualizações de mensagens e desativá-las. Ou escolha 1, 2 ou 3 para mostrar o número de linhas do texto da mensagem abaixo do cabeçalho. Você pode configurar isso por pasta ou para todas as pastas.
Clique em Configurações de visualização para personalizar uma visualização, como adicionar colunas ou reorganizar a ordem. As opções de Organização permitem classificar e-mails por data, assunto e assim por diante. As opções de layout permitem que você personalize o painel de pastas e o painel de leitura.
Se tudo estiver de acordo com sua preferência, clique em Alterar visualização> Salvar visualização atual como uma nova visualização. Digite um nome para a nova visualização e indique para quais pastas ela pode ser usada e por quem. Agora você pode retornar a esta visualização clicando em Alterar Visualização e selecionando a visualização salva.
2. Redefina o que marca um e-mail como "lido"
No Outlook, os e-mails não lidos têm uma cor diferente das mensagens já lidas. No entanto, um e-mail é facilmente marcado como lido quando você mal o lê, de modo que pode estar esquecendo algo importante.
Para evitar isso, selecione Arquivo> Opções> Correio e clique no botão Painel de Leitura. Marque a caixa ao lado de “Marcar itens como lidos quando visualizados no Painel de Leitura”. Escolha por quanto tempo a mensagem deve ficar no painel de leitura antes que o Outlook a marque como lida.
3. Escreva suas próprias regras para exibir postagens
O Outlook 2013 tem uma nova maneira de indicar mensagens lidas. Há uma barra azul à esquerda da mensagem em sua caixa de entrada e o cabeçalho também é azul. No entanto, você pode alterar a cor e a fonte. Você pode até escrever suas próprias regras e colorir seus e-mails com cores de sua escolha.
Você pode colorir os e-mails com base em quem os enviou ou nas palavras da linha de assunto em Exibir> Configurações de exibição> Formatação condicional. Você também pode adicionar uma nova regra clicando em Adicionar. Digite um novo nome e clique em Fonte para escolher uma fonte e uma cor para o cabeçalho do e-mail. Finalmente, clique no botão Condição para criar a regra correspondente.
4. Restaure a barra de tarefas pendentes
No Outlook 2013, a barra de tarefas pendentes está desabilitada por padrão, mas você pode recuperá-la facilmente. Clique na guia Exibir, selecione Barra de tarefas e escolha quais itens devem aparecer na barra. Eles aparecem na ordem em que você os seleciona.
No entanto, a barra de tarefas não funciona mais como nas versões anteriores do Outlook. Por mais largo que seja, você só pode visualizar um mês do calendário. E se você não tem compromissos hoje, mas tem amanhã, você não pode vê-los hoje.
5. Conecte-se com suas contas de mídia social
Quando você vincula o Outlook às suas contas de mídia social, o módulo Pessoas pode exibir dados sobre seus contatos e suas atividades. Para fazer isso, vá para Arquivo> Informações> Configurações da conta> Contas de redes sociais. Selecione um serviço, insira as informações da conta correspondente e dê permissão ao Outlook para acessar sua conta.
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