Sem dúvida, haverá dias em que você não enviará quatrocentas cartas, todas com uma saudação pessoal e outras informações pessoais. É exatamente por isso que há uma boa chance de você não estar familiarizado com a função de listas de discussão no Word e de gastar horas em algo que pode ser feito em poucos minutos (e também é menos sujeito a erros). Nós ajudamos você a economizar tempo.
1 O que são listas de discussão?
Listas de mala direta é uma função do Word que permite importar dados de, por exemplo, um documento do Excel. Suponha que você tenha um documento Excel com os dados de 25 pessoas, o Word usará a função Mailings para produzir 25 documentos que contenham esses dados. O resto do documento é completado com informações padrão que são as mesmas para todos os documentos e todas as cartas. Assim, você pode gerar cartas pessoais muito rapidamente, enquanto só precisa fazer o trabalho uma vez. Leia também: Torne-se um verdadeiro especialista no Word em 12 etapas.
2 apenas pense
Parece um pouco desajeitado, mas desacelerar é uma das etapas mais úteis neste workshop. Nada é mais chato do que ter tudo em jarras, apenas para descobrir que você tem que ajustar o documento do Excel porque você esqueceu algo. Pense no que você deseja no documento do Word. Para ilustrar, enviamos um convite para um casamento. Em primeiro lugar, precisamos de detalhes de nome e endereço para o endereço e saudação pessoal, mas também gostaríamos de atribuir números de mesa para o jantar. Duzentos convidados estão chegando, então você pode imaginar que seria um trabalho enorme manualmente. Com uma lista de discussão tão fácil.
3 Crie um documento do Word
Agora que você tem uma ideia básica do que deseja incluir em seu documento (no nosso caso, uma carta), é hora de realmente resolver isso. Inicie o Word e crie um novo documento, via Arquivo / Novo / Documento em branco. Você também pode simplesmente optar por usar um modelo, que não tem influência no resultado final. Em seguida, crie o documento ou escreva a carta que deseja enviar. Preencha esta carta, incluindo saudação, endereço no canto superior direito (se aplicável) e no nosso caso: atribuição dos números da mesa. Coloque em negrito os dados que deseja preencher automaticamente mais tarde, para não esquecê-los mais tarde. Ao completar a carta, você tem uma visão geral concreta para si mesmo se esqueceu alguma coisa. Verifique o documento e peça a outras partes interessadas (o seu parceiro, colega, etc.) para se certificar de que não se esqueceu de nada. Salve o documento.
4 Crie um documento Excel
Em seguida, você cria o documento Excel. Claro, isso economiza muito tempo se você já tiver todos os nomes e endereços no Excel, de modo que você só precisa adicionar os elementos que faltam. Clique em Arquivo / Novo / Pasta de trabalho vazia para criar o novo documento. Os modelos não são desejáveis neste caso, o que só cria confusão, mantenha-os o mais simples e básicos possível. O que é importante saber é que as colunas no Excel servem como assuntos (ou seja, nome, endereço, número da tabela e assim por diante) e as linhas servem como uma enumeração de todos esses dados, ou seja, no nosso caso, cada linha é uma pessoa diferente .
5 Preencha um documento Excel
Agora você pode começar a preencher o documento Excel. No nosso caso, colocamos os seguintes cabeçalhos na primeira linha do documento: Nome, Sobrenome, Endereço, Código Postal, Cidade e Número da Mesa. Depois de fazer isso, bloqueie a linha superior do documento clicando na guia Imagem na fita e então Bloquear / bloquear linha superior. Isso é útil; dessa forma, você pode ver em qual coluna está trabalhando com documentos longos ao rolar para baixo. Então você preenche o documento: assim, em cada linha de cada um as informações que pertencem aos cabeçalhos (no nosso caso, nome, sobrenome, etc.). Se você deseja enviar os documentos por e-mail, um endereço de e-mail também é necessário.
Preste atenção às propriedades corretas da célula
Se você usa apenas texto no documento Excel com o qual deseja gerar documentos no Word, não precisa se preocupar com as propriedades das células. Mas se você também quiser mencionar valores no documento final, por exemplo, as propriedades da célula são importantes. As propriedades da célula informam ao Excel exatamente qual é o conteúdo de uma célula. Como podemos ver facilmente a diferença entre um valor, uma data ou um número de casa, o Excel não pode. Para dizer ao Excel exatamente o que o conteúdo de uma célula representa, clique com o botão direito na célula e escolha Propriedades da célula. Na janela que aparece, você pode escolher o tipo de conteúdo que a célula contém à esquerda e depois configurar isso à direita (por exemplo, especificando quantos números devem ser exibidos após a vírgula decimal).
6 Assistente de mala direta
Seu documento do Word está em processo e todos os endereços e outras informações foram inseridos no documento do Excel. O Word pode fazer muito com as informações do Excel, mas então o programa deve primeiro saber a que documento se refere e o que exatamente deve fazer com ele. Você pode fazer esse link facilmente com a ajuda do assistente do Word. Certifique-se de ter aberto o documento no Word onde deseja inserir os dados e clique em Correspondências / Iniciar mala direta / Assistente de mala direta passo a passo.
7 Selecione o documento Excel
Agora é hora de fazer escolhas importantes. Você não precisa escolher nada na primeira etapa, porque já criamos um documento. Clique em O próximo e deixe a opção Usando o documento atual são selecionados. Clique novamente O próximo. Deixe a opção Usando uma lista existente são selecionados e clique Para folhear. Agora navegue até o arquivo de endereço que você criou e clique Abrir e em OK na janela que aparece. Agora você verá os endereços do documento Excel aparecerem, com a primeira linha (com as descrições nome, endereço e assim por diante) sendo usada como cabeçalho. Clique em O próximo.
