O Microsoft Office é o padrão absoluto quando se trata de software de escritório e um excelente pacote. No entanto, não é gratuito e armazenar todos os documentos na nuvem da Microsoft nem sempre é a melhor escolha. No entanto, as alternativas são escassas e muitas vezes carecem de armazenamento central e recursos de colaboração. Um concorrente surpreendente é o Synology Office, que você simplesmente usa em seu NAS. Nós mostramos como.
Dica 01: Software no NAS
Normalmente você compra um NAS principalmente por causa da grande capacidade de armazenamento local e da facilidade de acessar seus próprios arquivos a partir de qualquer dispositivo e a qualquer momento. Mas um NAS pode fazer muito mais, como download de mídia, streaming de filmes e áudio e exibição de fotos. Menos conhecido é que a Synology, líder de mercado de NAS, tem seu próprio pacote Office que roda inteiramente no NAS. Não é tão extenso quanto o Microsoft Office, mas a diferença está principalmente nas funções do Word e do Excel que muitas pessoas não usam mesmo. Synology Office também funciona em uma janela de navegador e, portanto, pode ser comparado mais com o Google Docs do que com o software independente MS Office.
Dica 02: prepare o NAS
Antes de começar a instalar o Synology Office no NAS, é importante configurar e verificar o NAS. Faça login no NAS e verifique se há uma atualização disponível para o software operacional DSM via Iniciar / Painel de Controle / Atualizar e Restaurar. Existe uma nova versão, clique em Baixe / atualize agora. O nas irá atualizar o software e reiniciar. Em seguida, faça login novamente e verifique se há atualizações adicionais. Em seguida, atualize todos os pacotes instalados via Centro de Pacotes / Instalado / Atualizar Tudo. Também não faz mal desabilitar ou remover pacotes que você não usa mais. Para fazer isso, clique ao lado do nome do pacote e escolha. No menu suspenso Pare ou retirar.
É realmente grátis?
Vamos comparar o custo do Synology Office e do Microsoft Office. O MS Office 365 Home custa 100 euros por ano. Para isso, você obtém Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher, OneNote e Skype para seis membros da família, além de 1 TB de espaço de armazenamento OneDrive para cada um. Funciona em Windows, macOS, iOS e Android. No entanto, o Synology Office é gratuito. Para isso você obtém um processador de texto, planilha, programa de apresentação e sincronização via Synology Drive. Além da compra do seu NAS (que provavelmente você já possui), o Synology Office não vai custar nada, apenas algum espaço no seu NAS.
Usar um NAS apenas como meio de armazenamento não faz justiça às capacidades do NASDica 03: Instale o Office
Instale o Synology Office agora. Abra Centro de Pacotes e clique Todos os pacotes. No meio da tela, escolha o Suíte de Colaboração. A seleção de pacotes disponíveis agora foi reduzida para aqueles relacionados ao Synology Office. Instale mesmo assim escritório, dirigir, bate-papo, Estação de notas, calendário e a Serviço de aplicativo Synology. Ambos os pacotes de correio são opcionais e importantes apenas se você também enviar pelo NAS. Para instalar um componente, clique em Instalar e siga as etapas do assistente de instalação.
Um NAS não é um backup
Quando a Microsoft faz todos os backups necessários dos arquivos no OneDrive para você, isso não acontece automaticamente no NAS e você mesmo deve organizá-los ao usar o Synology Office. Não cometa o erro de pensar que nenhum backup é necessário porque os arquivos estão no NAS de qualquer maneira. Se você usa o Synology Office, o NAS é o único local de armazenamento e, portanto, é aconselhável fazer backup dele. Existem muitas opções para isso. Você pode fazer backup em outro NAS ou disco rígido externo, em serviços de armazenamento online ou em um utilitário de backup externo como o Tandberg RDX Quikstor.
Dica 04: crie usuários
Muitos dispositivos NAS têm apenas um usuário, o administrador. Se você deseja fazer uso sensato do Synology Office, isso não é mais possível. Todos os que usarem os programas do Office devem ter sua própria conta no NAS, e isso também se aplica a você como administrador. Abra Painel de controle da Synology e escolha Usuário / Criar / Criar usuário. Preencha todos os campos para o primeiro usuário, especialmente Nome, Email e Senha são importantes. Clique em O próximo e torná-lo usuário do grupo de usuários e do grupo http, mas não do admin-grupo! Dê ao novo usuário acesso aos aplicativos bate-papo, DSM, dirigir e possivelmente extras como File Station e Pesquisa Universal. Também é útil ter a opção Pasta pessoal habilitar para cada usuário. Para fazer isso, clique na guia Avançado. Na parte inferior da tela, coloque uma marca de seleção Habilitar serviço de casa do usuário e determinar a localização das pastas base. Também coloque a opção Ativar Lixo permitindo que os usuários recuperem arquivos excluídos. Também é recomendado selecionar o Forçar os usuários a alterar a senha após o administrador redefinir a senha para ligar.
Dica 05: comece o Office
Para iniciar o Synology Office, abra o menu principal do nas e inicie dirigir. O Drive é aberto em uma nova guia do navegador. Embora Synology Office queira ser um verdadeiro concorrente do Microsoft Office, a maneira como você usa o pacote é mais parecida com o Google Docs. Todos os programas são executados no navegador e você não começa iniciando um processador de texto ou programa de cálculo, mas trabalha a partir dos documentos. O Drive é, portanto, uma espécie de Explorer para os documentos e pastas do NAS. As partes mais importantes do Drive são exibidas na margem esquerda. De cima para baixo, esses são os acessos à pasta Meus arquivos em que seus próprios documentos aparecerão, o pasta da equipe em que os documentos da equipe podem ser colocados, e abaixo disso uma série de 'pesquisas', como Compartilhado comigo, Compartilhado com outras pessoas, Recentes, Com estrela e Lata de lixo.
Dica 06: crie um documento
Para criar um primeiro documento, clique em Meus arquivos e clique no sinal de mais no canto superior esquerdo. Agora você tem a opção de fazer um Documento, Um Planilha ou slides. Os nomes e cores que Synology usa para esses três tipos de documentos são os mesmos que a Microsoft usa no Office para Word, Excel e PowerPoint. Para criar um primeiro documento de texto, clique Documento. O NAS abre o novo documento em uma nova guia do navegador.
Os programas Synology Office funcionam como as versões web do Word, Excel e PowerPoint Dica 07: edite o documento
Depois de abrir, você pode começar a escrever imediatamente. Não é difícil, porque a interface do processador de texto no Synology Office se assemelha à do Word como duas gotas de água. Preencher um documento com texto e imagens e dar uma aparência agradável ao todo exige pouco esforço. Se você der uma olhada nesta parte do Synology Office, verá primeiro os menus de cima para baixo nos quais todas as partes do pacote têm um lugar. Abaixo está a barra de ferramentas com botões para os itens usados com mais frequência, como fonte, tamanho da fonte, cor e assim por diante. Você pode escolher uma fonte clicando no botão próximo a Arial e selecione uma fonte da lista. Mas você também pode escolher um dos estilos de parágrafo no menu próximo a ele, clicando no botão ao lado de texto normal clicar. Se nem todas as funções couberem nesta barra, há uma seta dupla para baixo na extremidade direita. Clique nele para tornar as funções extras visíveis.
Dica 08: insira elementos
Para inserir uma imagem escolha Inserir Imagem. Na parte superior da janela, escolha o local onde a imagem pode ser encontrada. Pode ser seu PC, Synology Drive, o próprio NAS ou um local online. Se a imagem estiver no PC, você pode arrastá-la e soltá-la do PC para a janela de upload do navegador. Então clique OK. Você pode redimensionar e girar a imagem como no Word. Se você não deseja inserir uma imagem, mas sim uma tabela, clique em Insira a tabela. Mas você também pode usar o botão para Insira a tabela use na barra de ferramentas. E há muito mais coisas que você pode incluir no documento dessa maneira, como formas, gráficos e comentários.
Dica 09: Salve o documento
Para salvar um documento, abra o menu Arquivo e escolher você Renomeando. Por padrão, Synology Office chama cada novo documento de "Sem título" até que seja salvo. Digite o novo nome e clique OK. Você também pode fazer o mesmo clicando no nome azul no canto superior direito da janela do navegador. Agora que o nome foi alterado, salve o documento via Salvar Arquivo. Ou use a combinação de teclas de atalho Ctrl + Sporque eles também funcionam aqui. Depois que o documento for salvo, você também pode fechá-lo. Você faz isso fechando a guia do navegador. Agora você está de volta ao Synology Drive e também verá o novo documento na pasta Meus Documentos. Da mesma forma, você também pode criar e salvar um documento de cálculo ou uma apresentação.
Qual Synology você precisa?
Você não precisa de um NAS pesado para o Synology Office, mas nem todos os Synology são adequados. Os Synology mais leves com apenas um drive não atendem aos requisitos do pacote, mas com dois drives eles atendem a quase todos. Configure as duas unidades para evitar a perda de documentos ou com RAID1 ou SHR, raid automático da Synology. JBOD ou RAID0 realmente não são recomendados em combinação com o Synology Office. Considere também a quantidade de memória. Como o NAS também executará outras tarefas se você estiver trabalhando em vários documentos com várias pessoas, 512 MB de memória é, na verdade, muito pouco. Como regra geral, qualquer Synology NAS com duas unidades e pelo menos 1 GB de memória onboard pode ser usado. Para ter certeza, verifique a lista de modelos compatíveis em www.synology.com.
Para Synology Office, você precisa de um Synology NAS com pelo menos dois discos e 1 GB de RAM Dica 10: rotular documentos
Você pode organizar tradicionalmente seus documentos em pastas. Com um clique sinal de mais criar uma nova pasta. Outra forma é rotular os documentos. Selecione o documento e clique em Etiquetas. Digite um nome para o rótulo e clique em Fazer. Escolha uma cor para o rótulo e clique em OK para associar o rótulo ao documento. Você também verá os rótulos usados na margem esquerda do Drive. Clique em uma etiqueta e todos os documentos com aquela etiqueta serão exibidos. Para vincular um rótulo existente a um documento, arraste e solte-o no Drive para o rótulo. Você também pode incluir um documento em uma lista de favoritos atribuindo uma estrela a ele. Você também pode pesquisar todos os documentos por palavra-chave ou outras características por meio da caixa de pesquisa no canto superior direito da tela.
Dica 11: compartilhe um documento
Se você quiser que outras pessoas possam ler ou mesmo editar um documento, comece compartilhando o documento com essas outras pessoas. Clique em Compartilhar e selecione no Configurações de privacidade da maneira que você deseja compartilhar. Em seguida, digite no campo Lista de convidados o nome do usuário e dê a ele permissões específicas para esse documento. Do gerenciar o outro se torna um co-proprietário total do documento, mas também existem vários níveis inferiores de permissões. Você pode conceder direitos a várias pessoas por meio do sinal de mais. Então clique Salve . As pessoas com quem você compartilha o documento o verão na pasta Compartilhou comigo em seu aplicativo Drive.
Dica 12: colabore
Documentos compartilhados geralmente também envolvem alterações e / ou comentários. No mapa Compartilhou comigo contém documentos que outras pessoas compartilharam com você. Depois de abrir, você pode fazer o que recebeu direitos. Através do botão Inserir comentário por exemplo, na barra de ferramentas na parte superior da tela, você pode adicionar comentários. Isso pode ser visto na margem ao lado dele. Um documento também pode conter comentários de várias pessoas. Você também pode responder a isso. Desta forma, você pode melhorar o documento compartilhado junto com os demais. Como proprietário de um documento, você pode marcar os comentários quando eles forem endereçados e desaparecerem. Se o Synology Chat estiver instalado no NAS, você também pode discutir os comentários ao vivo em um bate-papo com outros usuários.
Dica 13: acesso remoto
Para tornar ainda mais fácil o acesso aos documentos no NAS, Synology oferece alguns aplicativos úteis. Para o PC, existe o Synology Drive que cria uma pasta no computador e sincroniza com os documentos do NAS. Com um clique duplo em um dos documentos, Synology Office é aberto no navegador e você pode editar o documento. Existem também aplicativos Synology Drive para dispositivos Apple e Android. Para acesso seguro pela internet, o aplicativo oferece o Synology QuickConnect. Com alguns cliques você tem tudo funcionando. Cada novo usuário que faz login no Drive no NAS pela primeira vez tem a oportunidade de baixar e instalar os aplicativos.
