10 dicas e truques úteis para Excel

No Microsoft Excel você pode fazer uma lista de mala direta, manter uma contabilidade e, claro, fazer todos os tipos de outros cálculos. Os fundamentos do Excel não são tão complicados. Com essas dez dicas úteis para Excel, você pode usar o programa clássico de forma ainda mais conveniente e rápida.

Dica 01: selecione tudo

Começaremos com um truque bastante simples, mas muito útil. Se quiser selecionar tudo em uma planilha, você pode usar a combinação de teclas Ctrl + A. O problema com essa combinação de teclas é que ela nem sempre seleciona todos os dados da planilha no Excel. Se você tiver uma série de dados em sua planilha seguidos por uma coluna vazia e pressionar Ctrl + A, geralmente apenas o bloco com os dados em que o ponteiro do mouse está localizado é selecionado. Pressione Ctrl + A novamente e você terá todos os dados. E se você for um pouco desajeitado (e temos experiência com isso) e se você pressionar o A muitas vezes (ou acidentalmente pressionar outra tecla), tudo será substituído pela letra A. Felizmente, isso pode ser restaurado com o função Desfazer. Isso acontece com você com frequência agora e deseja ter outra maneira de selecionar todos os dados de sua planilha? Em seguida, clique no canto superior esquerdo da interseção acima da linha 1 e à esquerda da célula A no triângulo e tudo estará selecionado.

Dica 02: adicione várias linhas

Adicionar uma linha ou coluna no Excel é bastante fácil. Você pode na guia Página inicial na faixa sob o título Células Clique em Inserir, e escolha aquele fileiras de folhas ou Folha Colunas. Outra opção é clicar com o botão direito em uma célula e escolher Inserir / fileira inteira ou Coluna Inteira. Se você escolher uma linha, ela será inserida acima da linha onde o ponteiro do mouse está localizado; se você escolher uma coluna, ela será adicionada à esquerda da coluna onde o ponteiro do mouse está localizado. Você não deseja inserir apenas uma linha, mas cerca de vinte? Então, é claro que isso é complicado. Felizmente, a Microsoft pensou nisso. Digamos que você queira adicionar vinte linhas, clique em um número de linha à esquerda e arraste o mouse para baixo até ter vinte linhas selecionadas. Clique com o botão direito nesta seleção e escolha Inserir. O Excel agora entende automaticamente que você deseja adicionar linhas e adiciona exatamente quantas linhas você selecionou. É claro que também funciona assim com colunas.

O Excel pode facilmente alinhar diferentes formatos usando o Flash Fill

Dica 03: Preenchimento Flash

Suponha que você tenha um documento cheio de nomes e endereços, mas cada valor é escrito de forma completamente diferente. Um nome tem uma letra maiúscula, o outro não. Um código postal tem um espaço entre os números e as letras, mas o outro tem tudo colado. É claro que você pode escolher deixar tudo como está ou ajustar tudo manualmente. Mas e se dissermos que também pode ser muito mais simples? O Excel pode facilmente retificar muitas coisas para você com a função Flash Fill. Agora considere as linhas de nomes, assumindo que os nomes e sobrenomes estão em uma coluna separada. Selecione a coluna inteira com os primeiros nomes, crie uma nova planilha no Excel e cole esta coluna na planilha. Agora digite na coluna ao lado dos três primeiros nomes da maneira como devem ser escritos (ou seja, com uma letra maiúscula). Conforme você digita, o Excel já indica que pode corrigir o resto da coluna. Se você pressionar Enter durante esta visualização, isso será executado imediatamente em toda a coluna. Se quiser iniciar a ação sozinho mais tarde, você pode fazer isso com Ctrl + E.

Calculadora

Embora o Excel seja muito bom em calcular coisas, às vezes pode ser mais rápido e mais agradável calcular algo na Calculadora do Windows (e depois fazer algo com esse valor no Excel). Por exemplo, se você não quiser alterar acidentalmente sua planilha atual. Alguns teclados têm uma tecla de atalho que chama a Calculadora do Windows, mas isso não é verdade para todos os teclados. Você sabia que pode facilmente adicionar um atalho para a calculadora dentro do Excel? Para fazer isso, clique na seta para baixo ao lado dos ícones Salvar, Desfazer e Refazer na parte superior e, em seguida, Mais atribuições no menu que se expande. Agora selecione a opção Calculadora no painel esquerdo (se você não o vir, escolha no menu suspenso na parte superior primeiro para Todas as atribuições) e adicione-o ao painel direito. A calculadora agora é adicionada como um ícone na barra de ferramentas Quick Launch. É claro que isso não é reservado apenas para a calculadora; em princípio, você pode adicionar todas as funções existentes no Excel aqui.

Dica 04: congele linha / coluna

Quando você está trabalhando com uma pequena quantidade de dados no Excel, é muito fácil ver em qual coluna ou linha você está trabalhando. Normalmente, você tem nas células superior e esquerda de uma planilha quais dados estão nessa linha / coluna. Mas quando há tantos dados que você precisa rolar para ver todos, é muito chato quando você não consegue ver a qual linha ou coluna uma determinada célula pertence. Você pode resolver isso facilmente fixando uma linha ou coluna. Ao fazer isso, a linha ou coluna em questão não se moverá conforme você rola no documento, portanto, você sempre pode ver a que determinada célula pertence. A função é muito simples, mas às vezes causa confusão porque às vezes metade da planilha fica bloqueada repentinamente. Tem tudo a ver com onde você posiciona o ponteiro do mouse. Para congelar a primeira linha e a primeira coluna, clique na célula B2. Agora, quando você clica na faixa de opções Imagem e então em Bloquear / bloquear títulos, então tudo acima da linha 2 e tudo à esquerda da célula B (ou seja, neste caso, linha 1 e coluna A) serão bloqueados. Você pode se desconectar via Bloquear / desbloquear título.

Dica 05: some muito rápido

Você pode fazer os cálculos mais complicados com o Excel, mas às vezes você só quer saber qual é a soma de vários valores em sua planilha. Teoricamente, é claro, você pode criar uma fórmula perfeitamente para isso, mas por ser uma função muito usada, o Excel tornou isso muito mais fácil. Para adicionar um intervalo de valores em sua planilha, tudo o que você precisa fazer é clicar na célula abaixo ou ao lado do intervalo de valores que deseja somar e pressionar Alt + =. A função SUM agora é aplicada automaticamente ao intervalo de valores e o resultado é exibido na célula ativa. Se você não gosta de atalhos de teclado, também pode clicar no botão AutoSum na guia Começar sob o título Para processar. Se você clicar na seta à direita ao lado de AutoSoma, encontrará várias outras funções rápidas lá. Por exemplo, para calcular a média de uma série de valores ou para indicar quantos números a série de dados contém (em vez de somar esses valores).

Suas xícaras estão ocupando muito espaço? Então você apenas muda a direção da leitura, certo?

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