Limpando o Google Drive: crie um pedido do caos

O Google Drive é útil como um espaço de arquivamento externo ou para compartilhar arquivos. Mas, como um espaço de armazenamento físico, rapidamente se torna uma bagunça. O seu Google Drive também parece um arquivo lotado? Em seguida, trabalhe na organização. Com as dicas neste artigo, você pode limpar seu Google Drive para ter uma visão geral.

Exibição de lista

Você decide como exibir pastas e arquivos no Google Drive: em lista ou visualização em grade. Se você for para a visualização de lista, poderá definir o espaçamento entre linhas. Para fazer isso, clique na engrenagem onde você deseja definir Densidade encontra. Neste menu suspenso, você define a densidade das linhas da lista para Compactar, Amplo ou muito espaçoso.

Muitos usuários se concentram no centro da tela quando desejam organizar arquivos no Google Drive. É melhor seguir a barra de navegação esquerda para organizar suas pastas e reservar o centro da tela para visualizar o conteúdo da pasta selecionada.

Organizar

Você tem muitos documentos em seu Google Drive que não estão bem organizados em pastas? Então você sabe que algo está errado. Dessa forma, você torna mais difícil para os outros - especialmente em uma organização. Portanto, trabalhe com subpastas; isso ajuda a dividir seus arquivos em grupos específicos menores. Sempre use uma designação única significativa que seja curta e agradável para não causar confusão. E seja consistente na maneira como você nomeia pastas e arquivos.

Se você pode iniciar uma pasta com um número ou número, não perca a oportunidade. Isso organiza visualmente automaticamente suas pastas. Tenha cuidado com espaços e sinais de pontuação. Portanto, não use fotos de 2019, mas 2019_Photos. Você pode usar uma pasta para arquivos não classificados, mas evite-a o máximo que puder. Essa pasta Diversos rapidamente se torna o próximo armário de lixo.

Cores

No Google Drive, todas as pastas são mostradas em cinza por padrão, mas você pode adicionar 24 cores às suas pastas. Clique com o botão direito em uma pasta na barra lateral ou janela principal e use o comando Mudar cor. Em seguida, selecione a cor desejada. Como os nomes das pastas se referem ao conteúdo, você pode usar as cores para outra dimensão. Por exemplo, você pode deixar em cinza pastas ou subpastas contendo trabalhos já finalizados. Mas você faz pastas nas quais trabalha de forma ecológica, por exemplo. Se você deseja acessar rapidamente seus assuntos atuais, selecione as pastas verdes.

Se você trabalha com pastas compartilhadas destinadas a grupos diferentes, pode criar uma pasta amarela para o amarelo da equipe e uma pasta vermelha para o vermelho da equipe. Ou você dá uma cor às suas pastas de download ou às suas pastas pessoais. Talvez faça sentido que cada projeto tenha uma cor diferente?

Com estrela

No canto superior esquerdo, o Google Drive lista as categorias: Meu disco, Compartilhado comigo, Recentes e Com estrela. Documentos estrela que você usa com frequência. Você faz isso clicando com o botão direito em um documento. Com essa estrela, você salva as pesquisas novamente.

Além disso, as estrelas são úteis para indicar quais documentos você ainda precisa concluir. Remova a estrela quando o trabalho estiver concluído. Se você se esquecer disso, até a lista de arquivos de estrelas pode se encher rapidamente.

Libere o Google Drive

O Google foi um dos pioneiros em serviços de armazenamento em nuvem que ultrapassou o limite de 10 GB de armazenamento gratuito. Agora, cada usuário tem 15 GB de armazenamento gratuito. Parece ótimo, mas qualquer pessoa que carregue arquivos de vídeo grandes, muitas fotos de alta resolução e arquivos PDF volumosos perceberá que essa cota também é finita. O Google também tem sua própria maneira de calcular a capacidade de armazenamento ocupada. Esse limite de 15 GB não se aplica apenas a tudo em seu Drive, mas também a todas as suas mensagens e anexos no Gmail.

Mais uma razão para limpar regularmente suas caixas de correio e excluir anexos grandes. Você pode ver os detalhes do seu armazenamento no site de armazenamento do Google Drive. No entanto, os documentos que você cria com o Google Docs, Slides e Sheets não contam para o armazenamento do Google Drive. Assim, você mantém seu Google Drive compacto trabalhando no formato nativo do Google.

A maneira como você usa o Google Fotos também é importante para se manter dentro do limite de 15 GB. Se você usa o Google Fotos, pode salvar as fotos nas configurações Alta qualidade (2048 x 2048 pixels) em vez de originaleu. Isso permite que você armazene fotos ilimitadas. O mesmo vale para vídeos se você permitir que o Google os comprima para 1080p (full hd).

Quando você tiver uma visão geral do espaço disponível e dos dados armazenados, pode começar a limpar. Selecione a seção Meu disco e mude para a visualização de lista. No canto inferior esquerdo, você pode ver quanto espaço de armazenamento está usando no momento. Como o Google não contabiliza os arquivos que outras pessoas compartilham com você em sua cota, é melhor perguntar quais arquivos são realmente seus. Portanto, use a função de pesquisa e clique na caixa de pesquisa na seta que aponta para baixo, para que você possa encontrar a caixa Proprietário a opção Propriedade de mim pode selecionar. Clique no botão azul Procurar e você obterá uma lista de arquivos personalizados. Exclua os documentos de que não precisa mais.

Como agora você está no modo de organização, imediatamente joga fora as coisas que não usa mais. Quando você exclui um arquivo do Google Drive, ele é movido para a lixeira. Todos os arquivos na lixeira ficarão lá e ocuparão espaço de armazenamento até que você esvazie a lixeira.

Se o documento que você está excluindo for um arquivo que outra pessoa compartilha com você, o arquivo será excluído apenas para você. Se for um documento que você compartilha com outras pessoas, essas outras pessoas também perderão o acesso ao documento se você excluí-lo. O Drive não mostra uma mensagem de confirmação quando você exclui arquivos, mas você tem a chance de desfazer a exclusão com o botão Desfazer.

Copiar Documentos Compartilhados

Veja a categoria Compartilhou comigo. Também aqui pode haver uma confusão de arquivos e pastas. Você pode mover esse arquivo compartilhado para qualquer pasta no Google Drive. Para fazer isso, use o comando de clique com o botão direito Mover para. Mas lembre-se de que esse arquivo compartilhado sempre permanece como propriedade do proprietário original. Ele ou ela sempre pode excluí-lo e, em seguida, ele também desaparece com você. Se for um arquivo que você realmente não deseja perder, você pode fazer uma cópia desse arquivo por segurança.

Essa cópia não está mais associada ao usuário que a compartilhou originalmente. Portanto, a nova cópia é toda sua. Para fazer isso, clique com o botão direito no arquivo compartilhado e escolha o comando Faça uma cópia. Essa cópia aparecerá em Meu disco e não na categoria Compartilhado comigo.

Converter arquivos PDF

Você tem muitos arquivos PDF em seu Google Drive? Quando se trata de arquivos volumosos, você pode economizar espaço convertendo-os para o formato do Google Docs. Afinal, você sabe que eles não estão incluídos no cálculo do seu espaço de armazenamento ocupado. Você executa essa conversão clicando com o botão direito no arquivo, após o qual você executa o comando Abrir com escolhe, seguido por documentos Google. O resultado é um Documento Google com exatamente o mesmo nome do arquivo PDF.

Em seguida, você pode excluir o arquivo PDF. Não se esqueça de esvaziar o lixo. Você também pode se comprometer nas configurações do Google Drive para converter todos os arquivos carregados para o formato do Google Docs por padrão.

Links Simbólicos

Por fim, suponha que você queira manter várias cópias do mesmo arquivo em pastas diferentes no Google Drive. Por exemplo, você compartilhou várias pastas com outras pessoas e certos documentos são destinados a todas as equipes. Você deseja que quando alguém altera algo em uma cópia deste arquivo, essas alterações são aplicadas imediatamente a todas as cópias. Isso é possível com um link simbólico. Na verdade, você cria um apelido para esse arquivo.

Selecione o arquivo do qual deseja criar um link simbólico e use a combinação de teclas Shift + Z. Isso abrirá um mini-menu no qual você indica em qual pasta o link simbólico deve ir. O atalho Shift + Z funciona no Windows e no macOS. Você pode aplicar o atalho do teclado a arquivos e pastas. Quando você exclui o arquivo principal, os links simbólicos também desaparecem.

Postagens recentes