Para configurar a administração de um clube de teatro ou para organizar uma coleção cada vez maior de quadrinhos, você precisa de um sistema de gestão digital. Você pode então usar as funções de pesquisa inteligente para imprimir listas, correspondências e etiquetas. Evite que seu sistema administrativo acabe em uma rua sem saída desordenada e use um banco de dados! Com o programa gratuito Sodadb você pode configurar um banco de dados online que você pode compartilhar facilmente com outras pessoas.
Dica 01: 10.000 registros
Existem algumas soluções de banco de dados online gratuitas por aí. Aqui usamos Sodadb (Simple Online Database), um gerenciador de banco de dados online que se orgulha de sua facilidade de uso. Para torná-lo o mais fácil possível para o usuário, os fabricantes abandonaram as funcionalidades especializadas. Na versão gratuita, você pode gerenciar até 10.000 registros, o que é mais do que suficiente para a maioria dos usuários domésticos. Se quiser aumentar para 35.000 registros, você paga $ 3,49 por mês. No Sodadb é possível fazer upload de arquivos externos para associá-los aos registros, mas na versão gratuita o espaço de armazenamento é muito limitado. Você pode compartilhar e modificar o banco de dados por meio de um endereço da web. Além disso, o Sodadb criptografa a conexão com o servidor, para que seus dados sejam protegidos. E, finalmente, em princípio, nenhum registro é necessário. Navegue até www.sodadb.com e comece.
Banco de dados vs planilha
Planilhas e bancos de dados são usados para gerenciar, armazenar, pesquisar e modificar dados. Uma planilha é útil para lidar com muitos dados do mesmo tipo, como uma lista de endereços longa, mas simples. No entanto, se você deseja visualizar diferentes fontes de dados em relação umas às outras, você precisa de um banco de dados. Um banco de dados é como uma planilha de esteróides. Em um banco de dados, é mais fácil gerenciar muitos (centenas ou milhares) de dados. Além disso, esse banco de dados é criado para coletar dados por meio de pesquisas avançadas. A partir do resultado da pesquisa, você pode, por exemplo, imprimir etiquetas ou enviar e-mails. Você também pode atribuir facilmente diferentes direitos a vários grupos de usuários. Por exemplo, um grupo só tem permissão para ver as informações básicas, enquanto há também um grupo que tem permissão para editar dados e um grupo que só pode ver e editar os dados que esses membros do grupo inseriram.
Dica 02: modelos
Se você nunca trabalhou com um banco de dados, é melhor dar uma olhada nos modelos. No canto superior direito estão os Modelos na caixa verde. Eles parecem promissores: uma lista de endereços pessoal, uma coleção de músicas, uma coleção de filmes e livros, contatos comerciais e muito mais. Você pode expandir o conjunto de modelos e obter ainda mais: uma petição online, uma base de clientes e assim por diante. Sob esses links, você também verá o link Começar do zero para quem quer começar do zero. Os modelos são organizados em Pessoal e o negócio. Se você achar que projetar o banco de dados é muito difícil, o designer está disposto a adaptar o banco de dados aos seus desejos pessoais, para o qual ele pede apenas uma pequena doação.
Você pode começar a partir de um modelo, útil se você nunca trabalhou com um banco de dados antes Dica 03: URL secreto
Vamos começar de Catálogo de endereços pessoal. Na próxima janela, uma barra laranja larga bloqueia parte da tela. Sodadb pede seu endereço de e-mail para publicar seu banco de dados em um endereço de Internet secreto. Por meio desse url pessoal, o programa salvará o desenho e todas as configurações para a próxima vez. Depois de inserir seu endereço de e-mail, Sodadb perguntará se este é seu primeiro banco de dados online. Se você criou ainda mais bancos de dados com esta ferramenta, você pode gerenciá-los juntos. Se você quiser apenas dar uma olhada no modelo, clique em Vou fazer isso mais tarde.
Múltiplos bancos de dados
Só porque você precisa inserir um endereço de e-mail, não significa que você só pode criar um banco de dados. Você pode vincular vários bancos de dados ao mesmo endereço de e-mail. Na aba Meus outros formulários você encontrará todos os bancos de dados que criou com este programa.
Dica 04: registros e campos
Você pode ler o anúncio na janela de trabalho da lista de endereços pessoal Nenhum registro foi encontrado. Um banco de dados é composto de registros que você pode comparar com fichas de informações. Cada registro contém dados em campos diferentes. Os nomes dos campos estão em negrito. Esses nomes de campo estão atualmente em inglês. Para editar esses campos, você deve ir para o Menu de opções, canto superior esquerdo. Abra este menu e clique em Configure seus campos personalizados. Com o Sodadb, cada registro pode conter no máximo 35 campos: isso é muita informação. Para manter as coisas um pouco claras, Sodadb agrupa esses 35 campos em grupos de 5.
Dica 05: edite os campos
Clique no primeiro grupo: Mostrar campos 1-5. Para começar, você pode substituir os nomes dos campos em inglês por termos em holandês. Quando há campos no modelo que você não deseja mostrar, você pode torná-los invisíveis definindo Visível sobre não configurar. Você pode adicionar texto de ajuda a cada nome de campo. Este é o texto que aparecerá em cinza claro abaixo do campo para ajudar os usuários a inserir todos os dados corretamente. Desta forma, você indica, por exemplo, como uma data deve ser anotada. Neste modelo, os campos 1 a 5 são todos os tipo de coluna. Satisfeito com os cinco primeiros? Em seguida, ajuste os campos 6 a 10 e assim por diante. Não se esqueça do Salve antes de fechar esta janela.
Suspenso
Para permitir apenas certas opções em um determinado campo, você trabalha com um menu suspenso. Neste exemplo, escreveremos a província no campo 6. Para editar o tipo de campo de entrada, clique no botão à esquerda onde agora tipo de coluna carrinhos. Aqui você seleciona a opção suspenso. Insira os novos valores de escolha na caixa verde, por exemplo: 1_Drenthe: 2_Flevoland: 3_Friesland e assim por diante.
Dica 06: preencha manualmente
Todos os nomes de campo que você ajustou parecem organizados e o texto de ajuda também é claro. Quando todos os campos estiverem prontos, você pode preencher manualmente o primeiro registro. aperte o botão Novo e então aparece o primeiro chip, ao qual foi dado imediatamente um número de série. Depois de preencher o primeiro formulário, existe o botão Salvar e novo para preparar o próximo registro. Quando estiver pronto, clique Salve . Isso o leva de volta à visão geral da coluna onde todos os registros aparecem abaixo uns dos outros.
Para fazer a importação funcionar sem problemas, existe um modelo de importação no site Dica 07: Excel para banco de dados
Se você tem uma lista no Excel ou no Word, pode, é claro, redigitar essa informação, mas esse é um trabalho enfadonho. Além disso, é garantido que erros de digitação acabarão no banco de dados dessa forma. Portanto, faz muito mais sentido importar uma lista existente para o Sodadb. Este programa importa apenas dados salvos como um arquivo csv. Csv significa 'valores separados por vírgula', portanto, os dados devem ser separados por vírgulas. Além disso, o arquivo deve conter tantas colunas quantas as previstas em seu banco de dados.
Dica 08: modelo de importação
Para garantir que o processo de importação seja executado sem problemas, existe um modelo de importação no site. Você pode encontrar através do Menu de opções e aí você escolhe Importe seus dados. Nesta caixa, clique em Baixe seu modelo de banco de dados. Alguns segundos depois, você terá um arquivo CSV que pode ser aberto no Excel. Nesta planilha, todas as colunas já estão prontas com base no banco de dados que você criou. Agora abra sua própria lista de dados antiga. Copie os dados e cole-os nas colunas apropriadas do modelo do Excel. Em seguida, salve este arquivo do Excel como: uma vírgula separada valores (.csv). Então você retorna ao Menu de opções. Clique abaixo Importe seus dados no botão Escolher arquivo. Selecione o arquivo .csv que você acabou de preparar. E todos os dados rolam ordenadamente no banco de dados online sem você ter que digitar uma única letra.
Se você achar que o procedimento de importação ainda é muito difícil, você pode chamar o desenvolvedor. No site do Sodadb lemos que o designer deseja importar os dados para você. Ele só pede um pequeno presente para isso.
Dica 09: Pesquisa fácil
Quando o banco de dados consiste em centenas ou talvez até milhares de registros, você não pode prescindir de uma função de pesquisa. O formulário de pesquisa permite consultar o banco de dados usando várias equações lógicas. Suponha que você queira pesquisar os dados de Elise Janssen e clique em Mostrar formulário de pesquisa normal. Isso abrirá um formulário de pesquisa em que todos os campos estão disponíveis. Você insere próximo ao campo de pesquisa Primeiro nome o termo Elise em e em Último nome o termo Janssen. Em seguida, clique no botão Pesquisar abaixo das palavras-chave para encontrar os registros que correspondem a esta pesquisa.
Salvar pesquisas
Por exemplo, se você pesquisou quem é aniversário em janeiro e quem é aniversário em fevereiro, pode registrar essas atribuições avançadas para mais tarde. As pesquisas salvas aparecem uma após a outra na caixa de pesquisa no canto superior esquerdo. Você pode abrir isso clicando na caixa azul com a seta branca.
Alguns usuários têm permissão apenas para visualizar os dados, outros também inserem e alteram informações Dica 10: Pesquisa Avançada
Com o Sodadb é possível realizar pesquisas avançadas. Na verdade, é mais simples do que parece. A consulta de pesquisa que acabamos de inserir nas caixas de campo aparece no campo de pesquisa como #Primeiro nome # = 'Elise' AND #Último nome # = 'Janssen'. Na pesquisa, o campo é colocado entre aspas e o termo da pesquisa entre aspas simples. Então, se você # FirstName # = 'Elise' OU # FirstName # = 'Elisa' , Sodadb procura todos os registros com os primeiros nomes Elise ou Elisa. Você construiu um banco de dados de milhares de CDs que consiste nos campos: Artista, Álbum, Quantidade de CDs. Então você vai encontrar com a pesquisa # Número de CDs # <'5' todos os artistas dos quais você tem menos de cinco CDs. É ir longe demais para cobrir todas as funções lógicas e pesquisas possíveis aqui; há muitos exemplos na função Ajuda deste programa.
Dica 11: usuários adicionais
Para compartilhar as informações do banco de dados, adicione usuários. Alguns têm permissão para visualizar os dados, outros também podem inserir e alterar informações. Clique em Menu de opções. Primeiro você deve proteger o banco de dados através do botão Proteja seu banco de dados. Para fazer isso, você precisará inserir seu endereço de e-mail (se ainda não o fez). Em seguida, clique em Menu de opções na tarefa Definir seus subusuários. Você insere os endereços de e-mail das pessoas que terão acesso ao banco de dados. Ao mesmo tempo, você decide se eles podem visualizar ou adicionar e alterar os registros. A terceira possibilidade é que eles só podem acessar (visualizar, adicionar e alterar) os registros que eles próprios inserem.
Dica 12: ferramentas de edição
Na visualização Design, você pode editar os registros ainda mais com as várias ferramentas encontradas à esquerda de cada registro. Existem quatro ícones: Para processar, Mostrar, retirar e Mais opções. Os primeiros três ícones são autoexplicativos, mas também Mais opções (sinal de mais verde) é interessante. Sob este item estão comandos como Copiar para área de transferência, Imprimir registro, Enviar email, Vá para o site e Ver no mapa. Se você pode usar essas atribuições de maneira útil, depende das informações no registro. Se os dados contiverem um endereço ou coordenadas GPS, você pode usar Exibir no mapa para abrir um mapa do Google Maps em um painel. Se o registro contiver um endereço de e-mail, a atribuição Enviar email útil novamente. Portanto, você também pode imprimir registros individuais daqui, exportá-los para um arquivo CSV ou copiá-los para a área de transferência do computador.
Exportar
No Menu de opções há também uma função de exportação útil para exportar todos ou apenas os registros encontrados para arquivos csv ou txt. Quando os registros contêm endereços de e-mail, você pode até exportar diretamente para uma lista de distribuição. E para quem ainda quer imprimir etiquetas de endereço antiquadas, existe a função Exportar várias colunas para rótulos.
