Insira dados de forma rápida e segura no Excel

Provavelmente não precisamos dizer que você pode mapear facilmente grandes quantidades de números e outros dados no Excel. Mas você sabia que também pode tornar a inserção desses dados muito mais fácil? Tudo que você precisa fazer é 'construir' um formulário de entrada.

Dica 01: por quê?

Por que criar um formulário de preenchimento quando você pode simplesmente digitar dados diretamente no Excel? É verdade que o Excel é ótimo para isso, mas se você já trabalhou com o programa antes, também notou que às vezes não é muito prático ter que clicar nas células primeiro, clicar acidentalmente na célula errada e assim por diante. . Às vezes, pesquisar dados em um grande documento do Excel também pode ser difícil. Um formulário de preenchimento pode tornar todas essas coisas muito mais eficientes. A entrada é muito mais rápida, você pode ter certeza que preencheu tudo da mesma forma, nunca se esqueça de um campo e você também pode pesquisar facilmente os dados inseridos. Então comece!

Dica 02: botão Adicionar

Por mais útil que seja esse formulário, por padrão o Excel não mostra essa opção. Para poder usá-lo, primeiro teremos que adicionar um botão para ele à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido (a barra de ferramentas no topo com, entre outras coisas, a opção Salvar Autos). Clique com o botão direito em qualquer botão neste menu e clique em Personalize a barra de ferramentas de acesso rápido. Por padrão, você vê abaixo Escolha as atribuições, a opção Tarefas populares são selecionados. Clique neste menu suspenso e depois em Todas as atribuições. Agora role até ver a opção Forma veja e depois clique Adicionar e finalmente em OK. Um botão foi adicionado à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, com o qual você pode usar um formulário.

Certifique-se de que o Excel saiba o que fazer com seus valores

Dica 03: organize a mesa

Você pode usar o formulário para inserir dados facilmente em seu documento Excel. Mas é claro que o Excel não pode ler sua mente e realmente não tem ideia do que exatamente deveria estar no formulário. Felizmente, você não precisa ser capaz de programar para perceber isso; tudo o que você precisa fazer é indicar em quais informações sua tabela / documento consistirá. Suponha que sejamos o chefe de uma associação (futebol, teatro, dança, etc.) e acabamos de ter um dia aberto de sucesso, em que mais de 200 pessoas preencheram um formulário de inscrição. Queremos inserir esses formulários da forma mais eficiente possível. É isso que faremos com o formulário (digital) no Excel. Para isso devemos primeiro indicar a partir de cada elemento esta tabela de dados será constituída. No nosso caso são: Nome, Sobrenome, Data de nascimento, Número de telefone, endereço de e-mail e data de início desejada. Claro, esses títulos podem ser qualquer coisa em que você possa pensar, isso é apenas para nosso exemplo.

Dica 04: propriedades da célula

Uma próxima etapa importante é definir as propriedades da célula. Você pode usar o formulário que estamos prestes a criar sem defini-lo, mas se quiser que os dados inseridos sejam exibidos corretamente, é importante informar ao Excel que tipo de dados está inserindo. No nosso caso, selecionamos a coluna Primeiro nome e Último nome e clique com o botão direito em Propriedades da célula. Então nós escolhemos Textoporque este é apenas um texto simples. Então fazemos o mesmo para a coluna Data de nascimento mas aí nós escolhemos a propriedade Encontro. Assim, informamos ao Excel exatamente que tipo de conteúdo estará em cada coluna. A propósito, o que chamamos de coluna neste artigo também pode facilmente ser uma linha, afinal, você também pode colocar cabeçalhos na primeira coluna em vez de na primeira linha, isso depende apenas da sua preferência.

Por fim, damos à tabela um formato oficial de tabela, o que fazemos selecionando as colunas (ou linhas) e clicando em Começar e então em Formatar como tabela sob o título Estilos. Claro, você pode decidir por si mesmo o formato que escolher.

Dica 05: crie um formulário

O Excel agora sabe exatamente em quais elementos nossa tabela consiste e como ela deve moldar esse conteúdo. Isso torna muito fácil começar a criar nosso formulário agora. Pelo menos fazer, é uma questão de apertar um botão. Selecione todos os títulos que você acabou de criar e clique no botão Forma que você mesmo adicionou à barra de ferramentas Acesso rápido. Se você pulou a etapa de formatação na dica 4 (afinal, dissemos que em princípio isso é possível e permitido), então aparece algo que parece uma mensagem de erro, mas na realidade o programa simplesmente oferece algumas dicas e opções. Clique em OK. Se você adicionou um formato de tabela às células, o Excel sabe exatamente o que você espera dele e esta mensagem não aparece. Um pequeno menu aparecerá agora e você verá que os campos de entrada desse menu correspondem aos cabeçalhos que você criou para sua tabela. Não se preocupe se você cometeu um erro de digitação em um cabeçalho: você pode ajustar isso facilmente, após o qual sua alteração será implementada imediatamente em seu formulário.

Dica 06: preencha o formulário

Agora você perceberá em segundos por que preencher um documento do Excel usando um formulário é muito mais conveniente. Ao lado dos cabeçalhos inseridos, você verá um campo de entrada na janela. Você pode inserir os dados reais lá. Quando você estiver em um campo e tiver digitado o valor desejado, pressione a tecla Tab para mover rapidamente para o próximo campo. Quando você pressiona a tecla Enter, o conteúdo é realmente adicionado ao formulário. Desta forma, você pode inserir seus dados muito rápido, sem se preocupar em sobrescrever acidentalmente a célula errada. Se quiser navegar ainda mais rápido entre os campos (por exemplo, se não quiser necessariamente preencher todos os campos), você também pode pular usando a tecla Alt. Abaixo de seus cabeçalhos, você verá travessões sob letras específicas: quando você pressiona essa letra em combinação com a tecla Alt, seu cursor salta diretamente para o campo correspondente.

Você pode até gerar mensagens de erro para entrada incorreta

Dica 07: encontre dados

Cada vez que você pressiona Enter, os dados inseridos nos campos serão adicionados à sua planilha do Excel. No entanto, a janela do formulário não é apenas útil para inserir dados, você também pode pesquisar facilmente seus dados com ela. Quando você clica na janela do formulário Encontrar anterior ou Encontre o próximo, então você pode rolar facilmente pelos valores do seu documento Excel. No entanto, se você estiver procurando por um conjunto de valores específicos, clique no botão Critério e simplesmente insira os critérios que deseja pesquisar (por exemplo, todas as linhas com uma data de nascimento específica). quando você está ligado agora Encontrar anterior ou Encontre o próximo clique, apenas os valores que correspondem aos critérios que você inseriu serão exibidos. O que você deve estar ciente é que os dados pesquisados ​​podem ser alterados com muita facilidade. Suponha que você tenha encontrado uma entrada e digite algo sobre ela; esse texto será substituído na planilha do Excel assim que você pressionar Enter. Portanto, tenha um pouco de cuidado. Você também pode excluir dados simplesmente clicando retirar clicando quando você encontrar uma entrada específica.

Dica 08: Data Limite

Digamos que você esteja preenchendo esses 200 formulários e perceba que há um determinado intervalo de datas em que as aulas / atividades não podem começar. Agora, se você pensar: vou me lembrar disso, vou me certificar de que a data de início não está dentro dessa faixa, então, muitas vezes, você ficará desapontado: a maioria das pessoas é uma estrela por superestimar sua própria memória e atenção. É muito mais conveniente permitir que o Excel indique que um determinado intervalo de datas não é permitido! Você faz isso usando a validação de dados. Feche o formulário e selecione a coluna inteira Data de início desejada. Agora, suponha que não seja possível começar entre 1º de março de 2019 e 16 de março de 2019. Clique na fita agora Fatos na taça Ferramentas de Dados sobre Data de validade. Na janela pop-up, clique no menu suspenso abaixo Permitir sobre Encontro. Escolha sob Dado em frente Não entre e, em seguida, preencha 1-3-2019 em Data de início e 16-3-2019 em Data final. Em seguida, clique (ainda dentro do pop-up) na guia Mensagem de erro e preencha abaixo Mensagem de erro o motivo pelo qual esta data não é permitida, por exemplo: “Data não permitida, treinador em férias”. Ao tentar inserir uma data no intervalo 'proibido', você receberá a mensagem de erro inserida.

Dica 09: preencher previamente

No exemplo que mencionamos aqui, todos os campos são preenchidos usando o formulário. Mas também é possível que você queira inserir um valor padrão para uma determinada coluna. Por exemplo: a data de início desejada deve ser sempre 1º de maio de 2019. Vamos supor uma planilha Excel vazia com apenas os cabeçalhos da tabela preenchidos. Em (nosso caso) na célula F2 (ou seja, abaixo Data de início desejada), inserimos a seguinte fórmula na barra de fórmulas: = SE (A2 ""; "01/05/2019"; ""). Na verdade, diz aqui: assim que algo for inserido na célula A2, coloque o valor 1-5-2019 na célula que contém esta fórmula (F2). Agora clique na célula e arraste o pequeno quadrado verde na parte inferior direita um pouco para baixo (dentro da mesma coluna), para também aplicar a fórmula ao resto das células nesta coluna. Ao inserir dados em seu formulário, você verá que o campo Data de início desejada não pode mais ser preenchido. Portanto, o padrão é 1-5-2019.

Dica 10: dados condicionais

O interessante sobre o truque que usamos na dica 9 é que você também pode usar isso para usar dados condicionais. Por exemplo, suponha que novos membros nascidos antes de 1995 ingressem em um grupo específico com data de início em 1º de maio, mas membros nascidos em ou após 1995 ingressem em um grupo cuja data de início seja 1º de junho. Para facilitar as coisas para nós, vamos alterar o campo da data de nascimento para ano de nascimento (também pode ser extrapolado de uma data inteira, mas isso é muito mais complicado). Ajuste as propriedades da célula desta coluna e escolha Número em vez de data.

Na célula F2 (data de início desejada), agora inserimos a seguinte fórmula = IF (C2> 1994; "01/06/2019"; "01/05/2019"). Resumido novamente: aqui diz que se C2 (ano de nascimento) contém um ano que é maior do que 1994 (então 1995 e superior), então a data 1 de junho deve ser mostrada em F2, e em todos os outros casos 1 de junho deve ser mostrada . Dessa forma, você realmente pode economizar muito trabalho.

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